Productivity Score & Workplace Analytics: Mehrwert und Datenschutz

Hinter der Diskussion um Auswertungen von Nutzungsdaten steht immer die Frage, ob und in welcher Art dies notwendig ist. Aus unserer Sicht ist aber eine solche Auswertung zwingend notwendig – mit jeweils sehr konkreten Nutzungsszenarien die natürlich entsprechend im Unternehmen abgestimmt und freigegeben werden müssen:

• Mit Blick auf die Sicherheit ist es notwendig, genaue Logs zu haben, in denen ein Security Spezialist erkennen kann, was ein Nutzer wann/wie gemacht hat. Auf diese Weise können Angriffe erkannt und Bedrohungen bereinigt werden.
• Mit Blick auf den Erfolg einer Einführung (Change-Management) und die Verankerung (Adoption) eines Tools ist es wichtig, Informationen zum tatsächlichen Nutzungsgrad zu haben - genau hier will der Productivity Score unterstützen. Hier sind sicherlich aggregierte Informationen ohne Bezug auf einzelne Anwender mehr als ausreichend.
• Auch im täglichen Betrieb benötigt die IT genaue Informationen zu Nutzung. Ohne Dashboards, die z.B. die Qualität von Telefonaten mit Teams auswertbar machen, ist ein guter Support etwa im Fall von schlechter Qualität einzelner Anrufe schwer bis unmöglich.
• Auch aus Compliance-Gründen ist eine Datenerhebung notwendig: Ein Produkt kann zum Beispiel ein Recht auf Vergessenwerden nur dann adressieren, wenn Administratoren bestimmte Aktionen/ Informationen auf bestimmte Nutzer zuordnen können. Und für den Fall einer Auditierung müssen Unternehmen in der Lage sein, bestimmte Informationen, die sonst unzugänglich sind, zugänglich zu machen.

Microsoft kann auf eine sehr umfangreiche Datenbasis zurückgreifen, die für oben beschrieben für viele sinnvolle und notwendige Zwecke genutzt wird. Für einige dieser Zwecke werden personenbezogene, nicht anonymisierte Daten zwingend benötigt. Diese werden aber entweder direkt den jeweiligen Endanwendern zur Verfügung gestellt (wie etwa im Produkt „My Analytics“), oder sind ausschließlich durch Personen mit administrativen Berechtigungen zugänglich.

In diesem Fall hat Microsoft erkannt, dass nicht-anonymisierte Daten potenziell einer weiteren Zielgruppe zugutekommen könnten: Den Team-Managern/ Vorgesetzen der einzelnen Mitarbeiter. Und genau deshalb hat man sich aktuell dazu entschlossen, diese Daten gänzlich zu entfernen (Referenz: Our commitment to privacy in Microsoft Productivity Score - Microsoft 365 Blog).

In den vergangenen Tagen haben wir vermehrt mit Anfragen zu tun gehabt, die einfach nur sicherstellen wollten, dass die – gerade in der deutschen Presse – sehr dramatisierten Szenarien im eigenen Unternehmen nicht stattfinden („Bei uns ist das doch hoffentlich deaktiviert“). Bereits hier lässt sich ein erster Handlungsbedarf ableiten. Die Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten sollte nicht auf einer Holschuld aufbauen, bei der nachträglich festgestellt wird, dass etwa Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Vielmehr sollte eine Vertrauensbeziehung etabliert werden. Diese kann nur mit ständiger Einbeziehung und absoluter Transparenz gestärkt werden. Wir haben hiermit in der Vergangenheit sehr gute Erfahrungen gemacht, da die Lernkurve auf beiden Seiten dafür sorgt, dass Entscheidungen schneller und objektiver getroffen werden: IT-Teams verstehen die Bedürfnisse in Sachen Mitarbeiterschutz während Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte die Bedürfnisse der Produkte kennen. Mit Bezug auf die oben dargestellten Use Cases für die Auswertung von detaillierten Nutzungsdaten haben wir bei einem solchen Vorgehen bei unseren Kunden am Ende immer eine Einigung und entsprechende Freigabe der Nutzung – jeweils für entsprechende definierte Szenarien - erreichen können.