Wir begrüßen das Arbeiten „on the go“ für alle, die bisher an den Schreibtisch gebunden waren. Aber was ist mit den Kolleginnen und Kollegen in der Produktion, in Lagern und auf Verkaufsflächen, die naturgemäß schon immer außerhalb der Büros tätig waren, aber ihre Arbeit bisher ganz ohne digitale Hilfsmittel organisieren mussten? Ist es nicht mal endlich Zeit, hier etwas nachzuholen?
Ehrlicherweise gibt es jede Menge Nachholbedarf: Nehmen wir mal Paul, den Produktionsmitarbeiter oder neudeutsch Blue Collar oder Frontline Worker (ich persönlich sage lieber Firstline Worker).
Er ist bei einem großen Konsumgüterhersteller tätig und befindet sich auf dem Weg zur Arbeit. Er steckt sein Handy in die Tasche und hält aufs Werksgelände zu. In der Bahn hat er sich gerade noch mit seinen Lieblings-Apps über interessante Themen informiert. Paul begibt sich zu Schichtbeginn erst einmal zum Aushang, um den Schichtplan der Woche einzusehen. Dabei fällt ihm eine Änderung für die kommenden Tage auf und er greift erneut zu seinem privaten Mobilgerät, um in der inoffiziell erstellten WhatsApp-Gruppe seines Standortes nachzufragen, was es damit auf sich habe. Aus dem anschließenden kurzen Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen am Aushang erfährt er, dass das Unternehmen Änderungen im Intranet veröffentlicht hat, die sich auf seinen Bereich auswirken.
Warum muss Paul jeden Morgen die aus dem Privatleben bekannte digitalisierte Welt mit dem Gang durchs Drehkreuz hinter sich lassen und bei der Arbeit auf Schatten-IT und Zufallsbegegnungen setzen, um über sein Unternehmen und seine Arbeit im Bilde zu sein? Hält man sich vor Augen, dass Mitarbeitende wie Paul in der Produktion und die vielen anderen Beschäftigten in Lagern, Verkaufsräumen und in der Logistik die Mehrzahl der Belegschaft ausmacht, darf man sich die Frage „Geht das nicht besser?“ umso mehr stellen.
Wie kam es überhaupt dazu? Warum läuft die Digitalisierung der Arbeit im Büro schneller ab als in der Fläche? Schaut man sich den Weg in die digitalen Zeiten in Hinblick auf die Unternehmenskommunikation an, sind die Grundbedürfnisse dieser Zielgruppe nach Information, sozialem Austausch und Zusammenarbeit irgendwann nicht mehr bedient worden. Es fing damit an, dass die Informationen aus der Mitarbeiterzeitung ins Intranet verlagert wurden, welches immer dynamischer und sozialer wurde – und führte dazu, dass die Mitarbeitenden in der Fläche mangels Endgeräte abgekoppelt wurden.
Mitarbeiter-Apps griffen dann irgendwann den Basis-Use-Case „Information für Alle“ auf. Staffbase, Beekeeper und Co. bieten eine Plattform, die News an alle Mitarbeitenden ausspielen können. Im Zentrum steht dabei häufig das BYOD-Szenario, bei dem auf private Endgeräte der Nutzer und Nutzerinnen gesetzt wird. Diese Art der Mitarbeiter-Apps sind häufig parallel zum Intranet geführte Lösungen, die ein eigenes Backend mitbringen und nicht nativ in O365 stattfinden.
Meine Kollegin Daniela Kruse-Reinemann hat in einem vorangehenden Beitrag die Idee hinter der Verbindung von klassischem Intranet und der mobilen Welt mit Viva Connections in Microsoft Teams erläutert. Unternehmen bekommen damit eine moderne Oberfläche mit einem hohen Grad an Usability (wie man sie auch aus dem privaten Umfeld kennt) für den mobilen Anwendungsfall. Und das Ganze ohne doppelte Pflege und voll integriert in die Office-365-Umgebung.
Connections ist damit die O365-eigene Lösung, genau dieses Informationsszenario mit Nachrichten für alle – und noch viel mehr – abzubilden. Das neue Connections-Dashboard ist natürlich Teil des „Noch- -viel-mehr“, aber neben der Informationsbeschaffung ist ein weiteres zentrales Bedürfnis der Austausch in der Gruppe oder auch im 1:1 zwischen zwei Mitarbeitenden. Als naheliegende Alternative kommt in den Unternehmen oft WhatsApp zum Einsatz. Doch welche Implikationen das haben kann, konnte man kürzlich bei Banken sehen, die von der US-Börsenaufsicht milliardenschwere Strafen aufgebrummt bekamen, weil Mitarbeitende sich über private Messenger-Apps zu geschäftlichen Angelegenheiten austauschten.
Dabei bietet O365 mit seinen Möglichkeiten auch hierfür eine perfekte Plattform in einer vom Unternehmen kontrollierten Umgebung. Es ermöglicht nicht nur den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen in der Produktion oder Logistik, also den echten Blue-Collar-Szenarien, sondern natürlich auch den Austausch mit den reinen Büromitarbeitenden und schafft so die Verbindung und Gleichwertigkeit zwischen den verschiedenen Welten. Beiden Mitarbeitenden-Gruppen wird das mobile Intranet dabei mit den gleichen User Experiences und Features ausgespielt.
Ein Demo-Video zu Microsoft Teams als zentrale App für Mitarbeitende finden Sie hier.
Oft gehen Unternehmen bei der Digitalisierung der Firstline Workers den Prozessweg oder suchen spezifische Lösungen. Die beiden Szenarien, Informationen für alle und sozialer Austausch im Chat, sind der perfekte Start in die Welt der Digitalisierung für alle Mitarbeitenden. Dahinter stehen zwei klar definierte Anwendungsfälle und entsprechende Erfahrung für die Umsetzung und den Rollout. Wenn dies gelungen ist, ist der Weg frei für weitere Lösungen. Je weiter man sich an den Szenarien entlang bewegt, desto mehr spielt die Microsoft-Welt und der Teams Client ihre Stärken aus. Kein anderes Tool bringt in Summe auch nur annähernd so viel Mehrwert mit und ist durch Viva Connections mehr als eine Alternative zu den klassischen Mitarbeiter-Apps geworden.
