20.03.2025

GenAI-Integration mit System: Ein Framework für nachhaltigen Erfolg. 

Generative AI entfaltet ihr volles Potenzial erst, wenn sie systematisch integriert wird. Unser dreistufiges Framework zeigt, wie GenAI zum strategischen Wachstumstreiber wird. 

Generative AI (GenAI) kann Prozesse beschleunigen, die Produktivität steigern und neue Wertschöpfungspotenziale erschließen. Dennoch konzentrieren sich viele Unternehmen ausschließlich auf kurzfristige Effizienzgewinne: Sie testen einzelne Tools, messen deren Nutzen an eingesparter Zeit – ohne eine übergreifende Strategie zu verfolgen. Dabei entfaltet GenAI ihr volles Potenzial erst, wenn sie gezielt in die Unternehmensprozesse integriert wird.

Aus unserer Erfahrung in zahlreichen Projekten haben wir deshalb ein praxiserprobtes dreistufiges Framework entwickelt. Es unterstützt Unternehmen dabei, GenAI nicht nur punktuell zu nutzen, sondern gezielt zu skalieren und strategisch in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Die drei Stufen Individual Impact, Functional Impact und Business Impact helfen dabei, erste Anwendungen schnell nutzbar zu machen, Prozesse gezielt zu optimieren und KI langfristig als Wachstumstreiber zu etablieren.

Das Framework in der Praxis – drei Stufen der GenAI-Integration

Stufe 1:

→ Individueller Impact – Der erste Schritt zur Veränderung (6-8 Wochen Nutzungsdauer)

Viele Unternehmen starten mit GenAI-Tools wie Microsoft 365 Copilot, um Mitarbeitende bei alltäglichen Aufgaben zu unterstützen. GenAI erleichtert die Dokumentenerstellung, Meeting-Zusammenfassungen und die strukturiere Informationssuche. Doch ohne eine gezielte Steuerung bleibt der Nutzen oft auf Einzelanwendungen beschränkt.

Schlüsselmaßnahmen:

Identifikation erster Use Cases in Abteilungen mit hohem GenAI-Potenzial.
Messung des ROI durch Analyse der Zeiteinsparungen.
Schulung und Change-Management, um die neuen Arbeitsweisen nachhaltig zu etablieren.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen nutzt M365 Copilot, um Meetingprotokolle automatisiert zu erstellen. Mitarbeitende sparen dadurch wertvolle Zeit bei der Vorbereitung von Meetings und Kundengesprächen. Statt sich durch Notizen zu kämpfen, erhalten sie strukturierte Zusammenfassungen relevanter Inhalte – und können sich stärker auf strategische Entscheidungen konzentrieren. Fokus liegt hier auf der individuellen Zeiteinsparung und Produktivitätssteigerung.

Stufe 2:

→ Funktionaler Impact – GenAI gezielt in Prozesse integrieren (2-12 Monate Nutzungsdauer)

Während Stufe 1 den individuellen Nutzen von GenAI für einzelne Mitarbeitende in den Fokus stellt, geht es in Stufe 2 darum, gesamte Prozesse systematisch zu optimieren. Der Übergang von Einzelanwendungen hin zu prozessbasierten Automatisierungen ermöglicht signifikante Effizienzgewinne.

In dieser Phase wird GenAI nicht mehr nur unterstützend genutzt, sondern aktiv in bestehende Workflows und Systeme integriert. Besonders in datenintensiven und repetitiven Abläufen bietet GenAI großes Potenzial zur Optimierung.

Schlüsselmaßnahmen:

Identifikation von Geschäftsprozessen, die durch Automatisierung signifikant effizienter werden.
Integration von GenAI in IT-Systeme und Workflows, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.
Etablierung klarer Governance-Strukturen, um Verantwortlichkeiten und Compliance zu gewährleisten.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen automatisiert den Ausschreibungsprozess im Einkauf. Generative AI übernimmt die Erstellung von Ausschreibungsdokumenten, analysiert eingehende Angebote und unterstützt die Lieferantenauswahl. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit, interne Ressourcen werden effizienter genutzt und die Time-to-Market verkürzt sich erheblich.

Stufe 3:

→ Business Impact – GenAI als strategischer Wachstumstreiber (mehr als 12 Monate Nutzungsdauer)

Erst wenn GenAI strategisch in die Unternehmensprozesse eingebettet wird, entfaltet sie ihr volles Potenzial. Während Stufe 1 auf den individuellen Nutzen und Stufe 2 auf die Prozessoptimierung fokussiert, geht es in Stufe 3 um die Skalierung und Verankerung von AI als Wachstumstreiber.

Unternehmen, die GenAI gezielt zur Optimierung von Geschäftsmodellen, zur Förderung von Innovationen und zur datenbasierten Entscheidungsfindung einsetzen, sichern sich langfristige Wettbewerbsvorteile. KI wird nicht mehr nur als Automatisierungstool betrachtet, sondern als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Schlüsselmaßnahmen:

Definition klarer KPIs, um den langfristigen Erfolg messbar zu machen.
Nutzung von OKR als Steuerungsinstrument, um AI-Transformation gezielt zu lenken.
Skalierung der AI-Strategie über einzelne Abteilungen hinaus auf die gesamte Organisation.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen setzt sich das Ziel, innerhalb eines Jahres eine kompakte, unternehmensweite AI-Strategie zu entwickeln und mindestens 10 relevante AI-Use-Cases in verschiedenen Geschäftsbereichen zu implementieren. Dazu gehört z. B. die Automatisierung von Finanzprozessen, die AI-gestützte Optimierung von Kundeninteraktionen oder die datenbasierte Produktentwicklung.

Der strukturierte Ansatz stellt sicher, dass AI nicht nur punktuell für Effizienzgewinne sorgt, sondern aktiv zur Innovationsfähigkeit und Skalierbarkeit des Unternehmens beiträgt. Durch regelmäßige Evaluierung der OKR-basierten Zielerreichung und eine kontinuierliche Optimierung der AI-gestützten Prozesse wird AI zu einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

Fazit: AI als kontinuierlicher Erfolgsfaktor

Die Integration von GenAI ist kein einmaliges IT-Projekt, sondern ein dynamischer, fortlaufender Prozess, der stetige Anpassungen und strategische Weiterentwicklung erfordert. Unternehmen, die KI nur als kurzfristiges Effizienz-Tool betrachten, verschenken wertvolles Potenzial. Erst durch eine gezielte und schrittweise Implementierung – von ersten Use Cases über Prozessoptimierungen bis hin zur strategischen Skalierung – entfaltet AI ihren vollen Business Impact.

Das vorgestellte Framework hilft Unternehmen, GenAI nicht nur punktuell einzusetzen, sondern sie nachhaltig in Geschäftsprozesse und Unternehmensstrategien zu verankern. Dadurch lassen sich Fehlinvestitionen vermeiden, Synergien zwischen Teams und Abteilungen heben und langfristige Wettbewerbsvorteile sichern.

Wer frühzeitig eine klare AI-Strategie entwickelt, profitiert doppelt: von kurzfristigen Produktivitätsgewinnen und einer langfristigen Transformation, die neue Geschäftsmodelle ermöglicht. Unternehmen, die AI jetzt strukturiert angehen, gestalten nicht nur ihre eigene Zukunft aktiv mit – sie setzen Maßstäbe in ihrer Branche.

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