Mit Vollgas in die Zukunft: Proof of Value zum Einsatz des M365 Copilot in der AMAG Gruppe

Um eine hohe Praxisrelevanz bereits im Proof of Value zu gewährleisten, hat die AMAG Gruppe in Zusammenarbeit mit Campana & Schott dieses Vorhaben mit über 300 Anwenderinnen und Anwendern aus verschiedenen Unternehmensbereichen durchgeführt.  

Im ersten Schritt wurden die technischen Voraussetzungen für M365 Copilot geprüft und umgesetzt. Fachliche Anwendungsfälle wurden parallel dazu in Persona-Workshops identifiziert. Im weiteren Verlauf bereitete die AMAG Gruppe gemeinsam mit Campana & Schott die Anwendenden durch transparente Kommunikation, Hilfestellungen und Workshops optimal auf den produktiven Einsatz von Microsoft Copilot für M365 vor. Der Erfolg des Proof of Value ist durch Befragungen und Tiefeninterviews der teilnehmenden Anwendenden evaluiert worden, um wertvolle Einblicke und Auswertungsmöglichkeiten für die Managementpräsentation zu gewinnen.

Die AMAG Gruppe war sich bewusst, dass solche innovativen Vorhaben von Anfang an eng begleitet werden müssen. Aus diesem Grund hat das Unternehmen den Themen Change und Adoption bereits im Kick-off einen hohen Stellenwert eingeräumt, um den notwendigen Kulturwandel und den Aufbau neuer Kompetenzen frühzeitig in der Pilot-Community zu etablieren. Im Laufe des Proof of Value hat sich gezeigt, dass genau diese Vorgehensweise ein wesentlicher Erfolgsfaktor war. „Die Rückmeldungen der teilnehmenden Anwenderinnen und Anwender  zur Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden waren durchweg sehr positiv – was den positiven Effekt der strategischen User Adoption unterstreicht“, so Theresa Baumhauer.

Die AMAG Gruppe hat gemeinsam mit Campana & Schott unter anderem folgende konkrete Maßnahmen umgesetzt:

• Intensive Schulungen und Deep-Dive-Workshops: Die teilnehmenden Anwendenden  des Proof of Value lernen die technischen Möglichkeiten, Anwendungen, aber auch Limitationen kennen und können diese effektiv nutzen.
• Regelmäßige Feedback-Runden: Die Anwendenden tauschen ihre Erfahrungen, Herausforderungen und Erkenntnisse aus. Besonders hervorzuheben sind dabei die Vorschläge zur verbesserten Praxisnutzung.
• Community-Building: Eine Community wird aufgebaut, in der sich die Anwendenden  austauschen und so die Nutzung vorantreiben und optimieren.

Auch die Führungskräfte sind gleichermaßen Botschafter wie Vorbilder für das Vorhaben.

Microsoft Copilot für M365 wurde im Proof of Value bei der AMAG Gruppe in verschiedenen Unternehmensbereichen und für unterschiedliche, initial ausgewählte Anwendungsfälle eingesetzt. Ziel war es, die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und den Praxisnutzen zu evaluieren. Beispiele dafür sind die Erstellung und Übersetzung von Texten und Dokumentationen, Hilfe bei kreativen Prozessen, die Zusammenfassung von E-Mail-Verläufen und die Durchführung von Recherchen.

Diese vielfältigen Einsatzmöglichkeiten helfen den Mitarbeitenden, ihre täglichen Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen oder zeitraubende Routinearbeiten zu minimieren. Gerade die Anreicherung der Unternehmensdaten bringt hier entscheidende Vorteile. „Die Erkenntnisse und Ergebnisse des Proof of Value helfen uns dabei, sinnvolle und weniger sinnvolle Anwendungsfälle sowie Einsatzszenarien für M365 Copilot zu identifizieren. Denn es hat sich gezeigt: Für einige Abteilungen ist der Einsatz zielführender als für andere“, betont Theresa Baumhauer.

Ein zentraler Punkt beim Einsatz von M365 Copilot ist die ganzheitliche Betrachtung. Investitionen in die technische Vorbereitung, Datenqualität und Erweiterungsmöglichkeiten waren entscheidend. So konnten im Proof of Value die notwendigen Schritte für einen größeren Rollout identifiziert und ein klares Erwartungsmanagement bei den Anwendenden ermöglicht werden.

Die AMAG Gruppe hat tiefgehende Umfragen und Interviews mit den teilnehmenden Anwendenden des Proof of Value durchgeführt, um detailliertes Feedback zu sammeln. Dieses wird zusammen mit den weiteren Erkenntnissen aus dem Vorhaben ausgewertet, um entsprechende nächste Schritte abzuleiten. „Campana & Schott hat uns in diesem Vorhaben umfangreich unterstützt, eine fundierte Handlungsempfehlung und einen Proof of Value für die identifizierten Anwendungsfälle zu erstellen. Wir können auf einen erfolgreichen Proof of Value zurückblicken, der neben den relevanten Erkenntnissen wirklich allen Beteiligten auch viel Spaß bereitet hat“, so Theresa Baumhauer.

Dieses Vorhaben verdeutlicht, wie wichtig ein strategisches Vorgehen bei der Verwendung neuer (KI-)Tools wie des Microsoft Copilot für M365 ist. Um die Vorteile nachhaltig voll auszuschöpfen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu sichern, müssen unternehmensspezifische Anwendungsfälle frühzeitig identifiziert und deren Vorteile realisiert werden. Dabei ist es entscheidend, die Erwartungen der Mitarbeitenden zu steuern und das Thema User Adoption von Anfang an mitzudenken.

Campana & Schott berät Unternehmen entlang der gesamten Copilot- und KI-Journey. Von der strategischen Planung über die Pilotierung bis hin zum flächendeckenden Rollout stellen wir sicher, dass Sie gezielt den vollen Nutzen ausschöpfen und Ihre Mitarbeitenden die Hebel für ihre jeweiligen Use Cases erkennen. Vereinbaren Sie mit uns ein kostenloses Beratungsgespräch oder einen Envisioning-Workshop, um Ihre Reise in die Zukunft zu starten.