Neue Flughöhe mittels Copilot

Wie viel Zeit verbringen sie eigentlich mit der Suche nach den benötigten Informationen? Die Antwort ist: zu viel.

Laut verschiedener Studien und Umfragen verlieren Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit mit der Recherche nach Daten und Dokumenten. Eine Studie von Haufe ergab, dass vier von fünf Mitarbeitenden täglich bis zu eine halbe Stunde mit umständlicher Recherche verbringen. Ein Bericht von McKinsey schätzte, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeden Tag knapp zwei Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen beschäftigt sind.

Diese Zahlen zeigen, dass es einen großen Bedarf an effizienteren und intelligenteren Lösungen für die Informationsbeschaffung gibt. Denn jede Minute, die für die Suche nach Informationen verwendet wird, ist eine Minute weniger für die Erledigung der eigentlichen Aufgaben, die Wertschöpfung und Innovation bringen. Wie können Unternehmen also die Suche nach Informationen am Arbeitsplatz verbessern und beschleunigen?
 

Der M365 Copilot ist ein intelligenter Assistent, der Teil des von Microsoft angebotenen Modern Workplace (M365) ist. Er analysiert Daten, erkennt Muster und Trends und kann passende Aktionen vorschlagen. Typische Einsatzszenarien des Copilot können dabei sein:

• die Produktivität der Nutzer:innen zu steigern, indem er Aufgaben optimal einteilt und unterstützt, Prioritäten zu setzen.
• die Kommunikation zu verbessern, indem die richtigen Personen angesprochen werden. Zudem hilft er bei der Formulierung von Anschreiben und Ansprachen, die Kreativität zu vergrößern, indem es leichter wird, neue Ideen zu generieren, inspirierende Inhalte zu erstellen und innovative Lösungen zu finden.

Insbesondere unternehmenskritische Daten liegen allerdings oft nicht (vor allem strukturiert) in M365, sondern in Spezialanwendungen, z. B. in Salesforce oder SAP. Die Antworten, die Copilot im Standard geben kann, sind daher stark auf Eigenorganisation und Kollaboration fokussiert, da diese Daten in M365 für Copilot im Zugriff sind.

Um die Mitarbeitenden also in ihrer täglichen Arbeit, erst recht beim Treffen von geschäftskritischen Entscheidungen, effizient zu unterstützen, reicht der Such-Scope von Copilot nicht aus, ABER …
 

… Copilot ermöglicht es, dass eigens entwickelte Applikationen intelligenter werden, in-dem etwa Vorschläge zu Dateiinhalten einfach generiert werden können. Die Plattform erlaubtes zudem, Drittsysteme an Copilot anzubinden – im M365 Copilot Standard arbeitet der Copilot lediglich auf Daten, die in Microsoft Graph vorhanden sind (Mails, Kalender-Einträge, Dateien usw.). Über die Erweiterungen, so genannte Plugins, ermöglicht man dem Assistenzsystem nun, seine Antworten auch auf Basis des „Wissens“ aus den Drittsystemen zur Verfügung zu stellen. Die Plugins gestatten es Copilot, bei einer Nutzerfrage auch beispielsweise ein angebundenes CRM-System zu durchsuchen, vorausgesetzt, die Frage bezieht sich auf den Kundenstamm des Unternehmens.

In M365 Copilot gibt es drei Varianten, die den Such-Scope des Systems erweitern können: Die Message Extension ermöglicht es, Copilot Bots in jede Unterhaltung einzubinden, um Fragen zu beantworten, Informationen zu teilen oder Aktionen auszuführen. Das ChatGPT Plugin nutzt künstliche Intelligenz, um natürliche und flüssige Dialoge zu generieren, die auf den Kontext und die Absichten der Nutzer abgestimmt sind. Das Copilot Studio ist eine integrierte Entwicklungsumgebung, mit der man eigene Copilot Bots auch als Low-code-Entwickler erstellen und anpassen kann.

Teams Message Extensions bieten dabei die tiefgehendsten Integrationsmöglichkeiten von Drittsystemen und Copilot und werden aktuell schon für nahtlose Integrationen von 3rd-Party-Lösungen innerhalb von Microsoft Teams verwendet. Durch die Erweiterungsmöglichkeiten können Daten aus 3rd-Party-Quellen nahtlos in den Copiloten integriert werden. Basierend auf diesen Daten, werden verschiedene Use Cases des Copilot mit den notwendigen Daten angereichert, unabhängig aus welcher Quelle diese Daten stammen.  
 

Eine Erweiterung von Copilot ermöglicht die Umsetzung einer Vielzahl zusätzlicher Use Cases. 

Campana & Schott arbeitet bei seinen Kunden aktuell an verschiedenen Erweiterungen des Copilot, die wesentlich die Effizienz der Mitarbeitenden steigert.

Bei einem Kunden im Pharmabereich wurde ein auf Power Platform basiertes Tool durch Campana & Schott entwickelt, um die Vielzahl an beim Unternehmen genutzten Modellen (AI, ML, …) einfach zu dokumentieren und besser auffindbar zu machen. Durch die Integration über Copilot in MS Teams können Wissenschaftler:innen den so genannten „Model Store” praktisch nach AI-Modellen in natürlicher Sprache durchsuchen, um Modelle zu finden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Anschließend können die Daten für weitere Tasks des Copilot genutzt werden. So kann ein Entwurf einer Termineinladung für das Team, mit Informationen zu den AI-Modellen, gestaltet oder auch Zusammenfassungen der verschiedenen AI-Modelle erstellt werden.
 

In vielen Unternehmen müssen Prozesse, teilweise auch, weil rechtlich verbindlich, über Checklisten dokumentiert werden. Für einen Kunden hat Campana & Schott hierfür eine auf der Power Platform basierte Lösung zur digitalen Abbildung von Checklisten für diese Prozesse umgesetzt. Die Einbindung in den Copilot ermöglicht die Suche nach verschiedenen Checklisten je nach Use Case, ohne dass eine Übersicht neu in die App integriert werden muss. So kann jederzeit nach den relevanten Informationen gefragt werden und Aktionen können, basierend auf diesen Optionen, durchgeführt werden. Wenn eine Checkliste länger pausiert wurde, kann ein Meeting mit den verantwortlichen Kolleginnen und Kollegen organisiert werden.
 

Über eine Anbindung von Copilot an das bestehende CRM-System können Mitarbeiter:innen , basierend auf CRM-Stammdaten, Briefe mit Copilot Unterstützung noch einfacher aufsetzen. Zusätzlich kann verbal mit den Daten im System interagiert werden. So kann eine Frage lauten: „Welches sind die Kunden mit dem höchsten zu erwarteten Umsatz und der längsten offenen Bearbeitungszeit?“ Die Mitarbeitenden im Vertrieb können dann viel leichter entscheiden, auf welche Kunden die Bemühungen fokussiert werden, und direkt ein Meeting mit dem jeweiligen Projekt-Team aufsetzen.
 

Den Copilot mit seinen Funktionen in eine Project-Management-Lösung einzubinden, ermöglicht es, ähnlich der von Campana & Schott entwickelten CS PPM Power Suite, dass Nutzer bei der Formulierung von Risiken im Projekt oder der Projektbeschreibung im Rahmen der Projekt Charter begleitet werden. Ziel ist es, die Datenqualität deutlich zu verbessern. Eingaben werden vereinfacht und unerfahrenere Nutzer:innen werden bei der Formulierung typischer Risiken in einem Projekt-Typ unterstützt.
 

Suchanfragen werden über Plugins an Drittanbieter-Datenquellen geschickt und die Antwort wird von Copilot sprachlich formuliert und anschließend dem Nutzer zur Verfügung gestellt. Sofern die Zugriffe im Namen des Users durchgeführt werden, werden lediglich Datensätze zurückgegeben, auf die die User Zugriff haben. Die Daten werden nicht in die Microsoft Welt kopiert, sie bleiben in den Quellsystemen, insbesondere wird das Copilot Modell zu keinem Zeitpunkt mit den Daten der Microsoft Kunden trainiert.
 

Die Anbindung an weitere Systeme vergrößert das Einsatzszenario des M365 Copilot wesentlich. Copilot wird damit zum Assistenzsystem, das unternehmenskritische Arbeit unterstützen kann und damit auch geschäftskritische Vorgänge verbessert. Campana & Schott hat bereits mehrere Anwendungen in Richtung Copilot erweitert. Das Unternehmen hilft gerne bei der Beratung zum richtigen Use Case, der Implementierung bis hin zur Begleitung der Produktivsetzung über ACM-Maßnahmen. Auch über ChatGPT, basierend auf Azure OpenAI, können vergleichbare Szenarien gut umgesetzt und in den Modern Workplace in Teams eingebunden werden.