Wie so viele Unternehmen hat auch der deutsche Hersteller und globale Marktführer von Einkaufswagen, Wanzl, im Zuge der Corona-Krise Microsoft 365 Tools eingeführt. Damit der digitale Arbeitsplatz bestmöglich verankert und angewendet wird, schafft er mit Hilfe von Campana & Schott die richtigen Strukturen. Auf Basis des Campana & Schott DWP-Best-Practice-Vorgehens wurde die Strategie dafür festgelegt.
Die Wanzl GmbH & Co. KGaA ist ein deutscher Hersteller von Einkaufswagen und Gepäcktransportwagen mit Sitz in Leipheim. Das Unternehmen bietet über 100.000 Produkte und Lösungen in hoher Qualität für die Bereiche Shop-Lösungen, Handelssysteme, Logistik, Flughafen, Zugangslösungen und Hotel-Service. Das in dritter Generation inhabergeführte Familienunternehmen hat über 4.600 Mitarbeiter:innen in weltweit verteilten Produktionsstandorten und Vertriebsniederlassungen.
Während der COVID-19-Pandemie hat das Unternehmen Microsoft 365 Cloud-Lösungen an seinen zentralen Standorten ausgerollt, um virtuelle Zusammenarbeit im Homeoffice zu ermöglichen. Mit der Zeit stellte sich heraus, dass die Arbeitsweisen mit den Tools nicht so stark verankert waren und so effizient angewendet wurden wie gewünscht. Daher startete Wanzl das Programm „Business Partner IT“, um die IT näher an die Geschäftsbereiche zu positionieren und wertschöpfende Geschäftsprozesse aktiv zu unterstützen.
Das Whitepaper „Die IT am Scheideweg“ zeigt auf, wo IT-Abteilungen heute stehen, mit welchen Herausforderungen sie ringen und welche Lösungsansätze es gibt, um sich als Gestalterin innovativer Prozesse zu positionieren. Wanzl bestätigt eindrucksvoll, wie die IT zusammen mit Geschäftsbereichen die Digitalisierung vorantreiben kann.
Wanzl wählte Campana & Schott als Umsetzungspartner für dieses Projekt.
Die Berater:innen führten zunächst Workshops und Interviews mit Wanzl Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Stakeholdern aus den Fachabteilungen durch. Daraus leiteten sie deren Bedürfnisse und Ziele für das Projekt ab: Wanzl fit für die Zukunft zu machen, indem die IT die Fachabteilungen so unterstützt, damit sie die nächsten Schritte zur Weiterentwicklung der Produkte gehen können. Zudem sollten die bereitgestellten Anwendungen effizienter genutzt und der digitale Arbeitsplatz bei Wanzl weiterentwickelt werden.
Für letzteres Ziel starteten die Partner ein Teilprojekt rund um den digitalen Arbeitsplatz. In diesem Strategieprojekt sollten konkrete Schritte inklusive Roadmap für ihre Umsetzung entwickelt werden. Hierzu wurden die Bedürfnisse des Kunden und die Anforderungen aus den Geschäftsbereichen ermittelt, um Strukturen für eine effizientere Nutzung der Microsoft 365 Tools sowie die begleitenden Betriebsprozesse zu schaffen. Als größte Herausforderung zeigte sich dabei, die Wünsche und Anforderungen der Fachbereiche mit vorhandenen IT-Ressourcen und Beschränkungen wie laufende Software-Lizenzen oder Konsolidierung von Altsystemen zusammenzubringen. Die Priorisierung aus den Fachbereichen diente als Basis für die Roadmap.
Auf Basis des eigenen Best-Practice-Vorgehens erstellte Campana & Schott eine Entscheidungsvorlage für die Projektumsetzung. Dabei wurde zunächst gemeinsam mit Wanzl eine tragfähige und zukunftsfähige Strategie mit Fokus auf den zu realisierenden Nutzen entwickelt.
Campana & Schott bewertete hierzu die Anforderungen und Potenziale des digitalen Arbeitsplatzes anhand von zehn Kollaborationsszenarien. Dazu zählen File Sharing, Team Work, Communities, Corporate News, Business Applications, Search and People, Lernen, Hybrid Work, Self-Organization und Onboarding. Diese entsprechen den Szenarien aus der Deutschen Social Collaboration Studie.
Schließlich wurden die zentralen Module aus der Roadmap anhand von zwölf Projekt-Profilkarten dargestellt. Diese umfassen diverse Tools sowie die Bereiche Datei- und Dokumentenmanagement in der Cloud, Intranet, Newsletter, Onboarding Hub, Change Management und Governance. Für jeden Bereich beschreiben die Projekt-Profilkarten die anstehenden Aufgaben, Projektziele, Risiken bei Nichteinführung, nötige Ressourcen, den Zeithorizont und die zu erwartenden Aufwände. Dies bildet die Basis für die kurz-, mittel- und langfristige Projektplanung zur Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes bei Wanzl.
Auf Basis der erarbeiteten Strategie sollen die Strukturen für den digitalen Arbeitsplatz weltweit weitgehend einheitlich ausgerollt und optimiert werden. Dies vereinfacht Betrieb und Support sowie die standortübergreifende Zusammenarbeit. Geplant ist, dass in Zukunft auch die Frontline Worker vermehrt einen weiterentwickelten und angepassten digitalen Arbeitsplatz nutzen, damit alle Mitarbeiter:innen von der neuen Lösung profitieren.
Wanzl bezieht nun bei der Einführung von Microsoft 365 die Bedürfnisse der Fachbereiche stärker ein. Die Weiterentwicklung des Digital Workplace lässt sich mit einer übergreifenden Strategie, umfassenden Strukturen und Adoption & Change Management optimal begleiten, um seine Vorteile langfristig zu etablieren. Denn mit Hilfe von Kampagnen werden Mitarbeiter:innen sensibilisiert, den DWP effektiv zu nutzen, um die Geschäftsbereiche wirklich voranzubringen.
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