Die Arbeitswelt hat sich gewandelt und Remote-Modelle sind längst das New Normal. Dabei dürfen Unternehmen ihre Mitarbeitenden nicht aus den Augen verlieren. Damit das gelingt, müssen sie als Glied der Wertschöpfungskette verstanden und in den Mittelpunkt unternehmerischer Handlungen gestellt werden. Dies gelingt am besten durch die Entwicklung von Personas, Use Cases sowie von „A Day in the Life of …“
Spätestens seit der Covid-19-Pandemie sind hybride Arbeitsmodelle mit Homeoffice und Remote-Arbeit nicht mehr wegzudenken. An dieses New Normal müssen sich Unternehmen rasch gewöhnen – und ihr Personal auf diesem Weg mitnehmen. Denn wie jüngst der Future Organization Report 2021 ermittelte, steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens mit seinen Mitarbeitenden – und wie agil sie sich an digitale Prozesse anpassen.
Mit den dynamischen Neuerungen der digitalen Zusammenarbeit sind viele Mitarbeitende jedoch überfordert. Und oft haben Unternehmen noch keine adäquaten Lösungen parat, was zusätzlich demotiviert. Um Mitarbeitende – und somit auch Kunden – zufriedenzustellen, müssen Unternehmen deren Bedürfnisse im New Normal ermitteln. Jetzt gilt es zu verstehen, wie die Belegschaft arbeitet und gerne arbeiten möchten.
Ein möglicher Ansatz dafür ist die Entwicklung von Personas. Dies sind Beschreibungen fiktiver Personen, die einen bestimmten Personenkreis von Mitarbeitenden anhand ihrer konkreten Bedürfnisse, Fähigkeiten und Ziele repräsentieren. Bei der Beschreibung werden sowohl demografische Daten als auch individuelle Bedürfnisse berücksichtigt.
Personas können je nach Bedarf einfach oder aufwendig gestaltet sein, wobei sie immer stereotypische Merkmale darstellen. Es werden universelle Muster in Bezug auf Ziele, Motivationen, Erwartungen und Verhaltensweisen der Mitarbeitenden beschrieben. Besonders in einem zunehmend digitalisierten und virtualisierten Arbeitsumfeld lassen sich Personas gewinnbringend nutzen, um den Mitarbeitenden zielgerichtete Werkzeuge an die Hand zu geben und sie auf ihrer persönlichen Veränderungsreise zu begleiten.
Um Hilfestellungen und Lösungsansätze verständlich und ansprechend zu kommunizieren, können Unternehmen Use Cases nutzen. Diese Anwendungsfälle beschreiben mitarbeiterorientierte Lösungswege für spezifische Herausforderungen im eigenen Arbeitsalltag. Ein Use Case konzentriert sich darauf, ein konkretes Problem des Mitarbeitenden zu lösen und dessen Frage zu beantworten: Was habe ich davon? Er beschreibt die Herausforderung aus Sicht der Persona. Darauf aufbauend, schlägt er eine Lösung für das dargestellte Problem vor und nimmt die Nutzerinnen und Nutzer Schritt für Schritt an die Hand.
Dieser Ansatz gewährleistet, dass Unternehmen die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen. Denn die aufgezeigte Lösung bringt einen konkreten Mehrwert für die Beschäftigten und nicht nur für das Unternehmen. Das führt zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit und damit zu einer positiveren Arbeitseinstellung, was eine effizientere Arbeitsweise fördert. Besonders durch den veränderten Arbeitsalltag im New Normal ist es notwendig, Use Cases zu entwickeln, welche die neuen Anforderungen durch das Homeoffice berücksichtigen.
Neue Lösungsansätze lassen sich durch einen ganzheitlichen Blick auf einen entsprechend strukturierten beispielhaften Arbeitsalltag der Mitarbeitenden verdeutlichen. Mit einem „A Day in the Life of …“ können typische Aktivitäten aufgezeigt werden, die das Arbeiten im New Normal bildhaft beschreiben. Üblicherweise wird ein solcher Tag in einer zeitlichen Reihenfolge unterschiedlicher Use Cases dargestellt. Durch diese Visualisierung lassen sich die Herausforderungen des digitalen Arbeitens verständlich darstellen und in einen Zusammenhang bringen. Das Unternehmen hat dadurch sofort umsetzbare Lösungen für den Arbeitsalltag seiner Mitarbeitenden im Blick.
