Projektmanagement: Struktur in Krisenzeiten

Krisen- und Ausnahmesituationen erfordern mehr denn je strukturierte Prozesse und maßvolles Vorgehen. Mit einem umfassenden Projektmanagement können Unternehmen unvorhergesehene Probleme schnell und effizient lösen.
 
Plötzlich sind Lieferketten unterbrochen, Grenzen werden geschlossen und die regelmäßigen Team-Meetings müssen virtuell stattfinden: Krisensituationen stellen Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Dies reicht von einfachen Umstellungen, wie der digitalen Freigabe statt der manuellen Unterschrift, bis hin zur Einführung alternativer Geschäftsmodelle. Auch wenn sich in solchen Situationen die Probleme häufen – sie sind alle durch ein geplantes und strukturiertes Vorgehen auf effiziente Weise lösbar.

Die Einzelprobleme müssen schnell gelöst und gut orchestriert werden. So können Produktionsprozesse bald stocken, wenn Zulieferungen fehlen oder Rechnungen nicht freigezeichnet werden. In virtuellen Meetings können Teile der Belegschaft abschalten, weil die persönliche Interaktion fehlt. Hier ist Entschlossenheit im Vorgehen und den daraus resultierenden Maßnahmen gefordert. Durch drei elementare Projektmanagement-Schritte lässt sich diese Situation meistern:

In jedem Schritt lassen sich bestehende Projektmanagement-Methoden des Scope-, Zeit- und Ressourcenmanagements nutzen, um mit Bordmitteln direkt zu Ergebnissen zu kommen. Denn es ist Eile geboten, wenn es „brennt“. Ein strukturiertes Vorgehen schafft dabei den notwendigen Rahmen und Überblick, um das Wichtigste effizient und mit hoher Priorität zu erledigen.  

Eine häufige – wenn auch kleine – Herausforderung ist das Freizeichnen von Rechnungen. Bislang sind dazu meist papierlastige Prozesse nötig. Wenn der Verantwortliche im Home-Office arbeitet, ist aber eine manuelle Unterschrift nur mit langwierigem Postversand möglich. So geraten Abläufe ins Stocken und Unternehmen riskieren, Zahlungsziele ihrer Lieferanten nicht mehr einzuhalten.

Diese Aktivitäten sollten durch grundlegende organisatorische Maßnahmen unterstützt werden, die zentral zu initiieren sind: 

• Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten schaffen. Schnelle Entscheidungen sind für die Krisenbewältigung elementar. Hier empfiehlt es sich, temporär eine Stabsstelle mit umfassenden Befugnissen und Verantwortlichkeiten einzurichten. Diese soll unter anderem die Krisenmaßnahmen koordinieren, die wichtigsten Entscheidungen treffen sowie einen Notfallplan erstellen und seine Einhaltung überwachen.  
• Kommunikation transparent und fokussiert gestalten. Eine offene und direkte Ansprache der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten schafft Vertrauen. Das ist insbesondere in Krisenzeiten wichtig, um diese Gruppen an das Unternehmen zu binden. 
• Virtuelle Zusammenarbeit als unternehmenskritischen Faktor behandeln. Ist ein Arbeiten im Büro nicht mehr möglich, müssen Unternehmen für eine effektive virtuelle Zusammenarbeit sorgen. Denn diese wirkt sich direkt auf die Produktivität der Home-Office-Mitarbeiter aus. So ist ein starker Fokus darauf zu legen, dass die Produktivität im virtuellen Raum möglichst reibungslos und genauso hoch wie bei der bisherigen Arbeitsweise bleibt.