Mit intelligenter Arbeitsplatzlösung Bürotage planen

Das Kernstück flexibler Arbeitsstrukturen ist Empowerment – die Befähigung der Mitarbeiter:innen zu aktiver Mitgestaltung. Sie bestimmen zu lassen, wann, wie und wo sie arbeiten, schafft eine positive Mitarbeitererfahrung und wirkt sich nachweislich auf ihren Verbleib im Unternehmen aus. Allerdings kann sich die Eröffnung solcher Gestaltungsräume für den Arbeitgebenden als schwierig erweisen. Daher wandte sich eine globale Versicherungsgesellschaft an Campana & Schott, um zu evaluieren, wie sich die Produktivität innerhalb einer großen hybriden Belegschaft durch digitale Technologien steigern ließe. Gemeinsam erarbeiteten und realisierten Campana & Schott und Microsoft eine intelligente, in Microsoft Teams integrierte Arbeitsplatzlösung. Campana & Schott Smart Workspace ist inzwischen in zehn verschiedenen Unternehmen mit mehr als 7.500 täglich aktiven Nutzerinnen und Nutzern im Einsatz. 

Nachdem die Versicherungsgesellschaft während der globalen COVID-19-Pandemie mehrere Jahre lang die vollständig im Homeoffice tätige Belegschaft unterstützt hatte, wollte sie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun wieder ins Büro zurückholen. Dies würde jedoch einiges an Überzeugungskraft erfordern, denn viele Mitarbeitende mochten ihren flexiblen Lebensstil des Arbeitens von zuhause inzwischen nicht mehr missen.  

Das Unternehmen wusste, dass es eines starken Anreizes bedürfen würde, um die Mitarbeitenden – wenn auch nur für ein paar Tage in der Woche – zur Rückkehr an physische Bürostandorte zu bewegen. Ihm war klar, dass es hier weniger um das Erscheinungsbild der Innenraumgestaltung geht. Die Mitarbeiter:innen würden sich viel eher aus eigenem Antrieb auf den Weg ins Büro machen, wenn sie dort enge persönliche Beziehungen zu anderen Kolleginnen und Kollegen knüpfen könnten. Bei der Befragung für den Microsoft Work Trend Index gaben Beschäftigte an, dass sie häufiger ins Büro kommen würden, wenn sie wüssten, dass Mitglieder ihres direkten Teams dort sind (73 %) oder dass ihre befreundeten Kolleginnen und Kollegen dort sind (74 %).

Von dieser Sichtweise inspiriert, entwickelte Campana & Schott ihre Smart Workspace-Lösung als funktionale Planungshilfe für Büroanwesenheiten, welche die Mitarbeitenden zugleich bei der Pflege ihrer zwischenmenschlichen Beziehungen unterstützt. Das Tool soll für ein optimales Erlebnis und Wohlbefinden am Arbeitsplatz schaffen, wann immer sie sich entscheiden, persönlich zu einem der Standorte des Unternehmens zu kommen. Außerdem ermöglicht es dem Unternehmen, für die Einhaltung von Kapazitätsbeschränkungen zu sorgen, und bietet Mitarbeitenden die Option zur Reservierung eines Schreibtischs im Büro, so dass sie nicht umsonst dorthin kommen, weil alle Arbeitsplätze belegt sind. 

Möglich wird das durch die Einbindung einer tief in Microsoft Teams integrierten, persönlichen Teams-App über Benachrichtigungen, KI-Funktionen und persönliche Dashboards und sowohl auf Desktopcomputern als auch auf mobilen Geräten. Vor allem trägt die Teams-Integration zu einer verstärkten Nutzung des Tools bei, da es den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit gibt, sich in Echtzeit über das von ihnen für die Arbeit genutzte Tool mit den Mitgliedern ihres Teams abzusprechen und sich zum Mittagessen, zu persönlichen Begegnungen oder anderen sozialen Aktivitäten zu verabreden. Eingebettete Ansichten innerhalb der Teams-Lösung erleichtern den Teams, unkompliziert gegenseitige Absprachen zu treffen. 

Im Gespräch mit den Mitarbeitenden des Kunden während der Entwicklungsphase kam stets eines zur Sprache: „Ich würde mich gern mit bestimmten Teammitgliedern treffen, aber offenbar verpassen wir uns im Büro immer wieder. Es wäre schön zu wissen, wann die jeweiligen Personen vorhaben, ins Büro zu kommen.“ 

Um dieses Problem zu lösen, können Benutzerinnen und Benutzer über das Aktivitätsfeed von Teams die Option zum Empfangen und Senden automatischer Push-Nachrichten aktivieren und einzelne Teammitglieder für die Benachrichtigung über geplante Anwesenheiten in bestimmten Büros auswählen. So können sich die Kolleginnen und Kollegen verabreden und weiter persönlich zusammenarbeiten und wieder im Büro persönliche Netzwerke aufbauen. 

Anhand der über die Nutzung von Gebäudebereichen erhobenen Daten kann das Unternehmen selbst nützliche Zahlen für die Entwicklung seiner Bürogebäude ableiten. 

Der nun nicht mehr auf ortsgebundene Vernetzungsmöglichkeiten beschränkten Versicherungsgesellschaft ist es so gelungen, Konnektivität in einer zunehmend hybriden Arbeitswelt neu zu definieren. Mit der Smart Workspace-Lösung von Campana & Schott erhöht sich der Nutzen jedes Bürobesuchs, nicht nur was die Optimierung von Unternehmensressourcen betrifft, sondern auch im Hinblick auf die Anbahnung neuer Kontakte durch Förderung persönlicher Begegnungen. Von ihrer Microsoft Teams-App aus können Mitarbeitende des Unternehmens – gleich ob sie sich über ihren Computer oder ein Mobilgerät einloggen – ganz einfach freie Räume oder Arbeitsplätze finden und buchen. Sie können sich anzeigen lassen, wer sich zum Zeitpunkt ihres Besuchs ebenfalls im Büro aufhalten wird, und können sich problemlos zu Treffen verabreden und während dieser auf entscheidungsrelevante Informationen auf ihrem zentralen Hub für die Teamarbeit zugreifen. 

Der Microsoft Work Trend Index ergab ferner, dass 84 % der Mitarbeiter:innen durch die Aussicht auf Begegnungen mit Kolleginnen und Kollegen zur Rückkehr ins Büro zu bewegen wären und 85 % durch Wiederherstellung der Teambindung dazu motiviert werden könnten. Inzwischen wurde die Lösung zu einer Teams-Anwendung weiterentwickelt, die bei zahlreichen Kunden aus verschiedenen Branchen zum Einsatz kommt. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass Mitarbeitende vor allem aus einem Grund ins Büro kommen: um füreinander da zu sein.