Virtuelle Zusammenarbeit braucht effiziente digitale Prozesse

Viele Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter mit Budget-Verantwortung kennen es: Sie erhalten die Rechnungen per E-Mail oder Post mit Bitte um Freigabe. Und hier beginnt häufig das ineffiziente Arbeiten. Postalische Rechnungen bleiben im Briefkasten oder auf dem Schreibtisch liegen – und in der aktuellen Pandemie im verwaisten Büro. Zur Freigabe müssen die Verantwortlichen auf eine zentrale Excel-Tabelle zugreifen, beispielsweise bei jeder Prüfung des Rest-Budgets. Meist sind diese garniert mit den berühmt-berüchtigten sVerweisen, Pivot-Tabellen und VBA-Makros und entsprechend inperformant. Wertvolle Zeit geht verloren.  

Mit Blick auf Excel liegt hier der Hase im Pfeffer. Schließlich ist Excel die am häufigsten verwendete Anwendung für Business-Prozesse in einem Unternehmen. Aber oft entstehen bei der Nutzung Probleme: Es existiert nur eine Datei, die jeweils nur ein Nutzer öffnen und bearbeiten kann. Möglichkeit für einen parallelen Zugriff? Definitiv nicht empfohlen! Auch stellen Datenpflege, Dateigrößen oder eine ausreichende Skalierbarkeit immer größere Herausforderungen bei der Nutzung dar. So muss spätestens in der jetzigen Situation ein Umdenken für Prozesse und Business-Applikationen erfolgen. Diese „Applikationen“ werden auf Dauer unwartbar und stellen ein hohes Risiko für kritische Prozesse dar.

Im ersten Schritt sollten Unternehmen dabei einzelne Prozesse hinterfragen und überdenken: Ist dieser Ablauf nötig oder vielleicht verzichtbar? Lässt er sich vereinfachen, abkürzen oder sogar automatisieren? Es überrascht immer wieder, wie viele Prozesse in Unternehmen mit der Zeit entstanden sind und bis heute mitgeschleppt werden, obwohl sie eigentlich nicht mehr sinnvoll sind. „Das haben wir schon immer so gemacht“, ist schon lange kein Argument mehr.

Um Prozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren, ist nicht immer eine große, teure Lösung nötig. Hier existieren vielfältige Möglichkeiten:

Die zentrale Frage bei der Optimierung von Business-Applikationen lautet: Wer ist der Owner der Applikation? Soll es die IT sein, die einen Managed Service bereitstellt? Oder ist es der Fachbereich nach dem Motto „You build it, you own it“? Während jeder Nutzer beispielsweise Microsoft 365 Standard-Tools selbst bedienen kann, muss die IT eine Low-Code-Plattform zumindest vorab eingerichtet haben und bei Azure-Apps aktiv bei der Erstellung mitwirken. 

Dabei ist auch der Support zu berücksichtigen. Wenn der Fachbereich die App erstellt, dann wird die IT im Falle eines Problems nur bedingt helfen können. So kann es auch sinnvoll sein, dass die IT für ähnliche Anwendungsfälle Standard-Apps entwickelt, die sich an die Bedürfnisse der Fachabteilungen individuell anpassen lassen. 

Business Apps werden heute nicht mehr als monolithische Anwendungen erstellt, sondern in Form kleiner, überschaubarer Lösungen mit wenigen Funktionen. Im Zentrum stehen dabei die Eingabe, Ausgabe, Haltung und Verarbeitung der Daten. Security und Schnittstellen dürfen natürlich nicht fehlen. Auch hier stehen im Microsoft Universum und darüber hinaus einige Möglichkeiten zur Verfügung.

Klar ist: Wer Prozesse für einen großen Personenkreis digitalisieren möchte, sollte eher eine stabile App – zusammen mit der IT – erstellen. Werden Arbeitsabläufe nur in einer Fachabteilung oder von wenigen Personen genutzt, kommen Low-Code-Apps oder gar ein Microsoft 365 Standard-Tool in Frage.

Umgekehrt bedeutet das: Wer Büro-Arbeitsabläufe kosteneffizient und in Eigenregie digitalisieren möchte, sollte sich auf überschaubare Prozesse beschränken, die nur eine Fachabteilung nutzt. Wer zudem die Anforderungen reduzieren und den Prozess fachlich vereinfachen kann, hat sehr gute Chancen, die Digitalisierung kostengünstig und zeitnah voranzutreiben.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Gerade deshalb behindern umständliche Abläufe und alte Denkmuster spätestens in der jetzigen Situation Mitarbeitende und Unternehmen. Prozesse müssen zwingend neu und modern gedacht werden, um die Effizienz und Resilienz zu erhöhen. Denn für die Zukunft liegt auf der Hand: Nur mit einer optimalen virtuellen Zusammenarbeit und klar definierten und optimierten Prozessen können Unternehmen heute erfolgreich sein – und langfristig Kosten und Zeit sparen. Mit der richtigen Herangehensweise ist die entsprechende App für digitale Prozesse dann auch schnell entwickelt.