Microsoft Viva: Teams um Employee Experience Platform erweitert

Im Rahmen des digitalen Events „Reimagine the Employee Experience“ hat Microsoft seine neue Employee Experience Platform „Microsoft Viva” vorgestellt. Die Entwicklungen stehen ganz im Zeichen der Herausforderungen und gewonnenen Erkenntnisse aus der Covid-Pandemie wie Resilienz, Inklusion von Frontline Workern, der Bedeutung von Unternehmenskultur, Führung und Kommunikation. Campana & Schott hat als langjähriger und enger Microsoft Partner die aktuellen Entwicklungen begleitet und fasst im Folgenden die zentralen Themen zusammen.

Microsoft Teams hat sich für viele Beschäftigte – auch getrieben durch die Covid-Pandemie – zum zentralen Arbeitsinstrument entwickelt: Video-Calls und Chats zur schnellen Abstimmung sind in Zeiten von Homeoffice alltäglich geworden. Die Nutzungszahlen bestätigen dies eindrucksvoll: Binnen eines Jahres hat sich die Zahl der täglich aktiven Nutzer von Teams von 20 Mio. auf 115 Mio. (Stand: Oktober 2020) beinahe versechsfacht. 

Aus Aussagen wie der von Jeff Teper, CVP von Microsoft, „Teams will be even bigger than Windows”, ließ sich bereits im vergangenen Jahr entnehmen, dass Microsoft auch für die Zukunft große Pläne mit Teams hat. Mit der jüngsten Ankündigung von SAP und Microsoft, Teams in die SAP-Lösungen zu integrieren, nimmt die Vision von Teams als zentrales User Interface bereits konkrete Formen an.

Mit der nun vorgestellten Microsoft Employee Experience wird ein weiterer Meilenstein erreicht und Microsoft rückt Mitarbeitende konsequent in den Mittelpunkt: Mittels vier nativer Anwendungen in Teams – Viva Connections (a), Viva Insights (b), Viva Topics (c) sowie Viva Learning (d) – können zentrale Organisationsthemen rund um a) Unternehmenskultur, Kommunikation und Kollaboration, b) Führung, Produktivität sowie Mitarbeiterzufriedenheit und -gesundheit, c) Wissen und Expertise sowie d) Mitarbeiterausbildung und -entwicklung gezielt mit modernster Technologie unterstützt werden. Teams als User Interface stellt sicher, dass diese Unterstützung für alle Mitarbeitenden möglich wird – also Information Worker mit eigenem Desktop-Arbeitsplatz sowie Frontline Worker ohne diesen.

Teams als zentrale Mitarbeiter-App

Aktuelle Studien zeigen, dass sich durch vermehrte Arbeit im Homeoffice Mitarbeitende weniger mit ihren Teams verbunden und auch vom Informationsfluss abgehängt fühlen. Ebenso stellt es für Führungskräfte eine neue Herausforderung dar, ihre Organisation fast ausschließlich virtuell auf eine gemeinsame Strategie, Ziele und Prioritäten auszurichten.

Mit Viva Connections, dem zentralen Employee-Experience-Portal in Teams, können Führungskräfte und die Unternehmenskommunikation zielgruppenspezifisch Informationen ausspielen und virtuelle Interaktionen anstoßen. Mitarbeitende werden – auch im Homeoffice, in der Fabrik oder im Shop – mit personalisierten und für sie relevanten Inhalten versorgt und erhalten die Möglichkeit, sich aktiv in das Unternehmen einzubringen. Zusammenarbeit und Unternehmenskultur wird so auch virtuell erlebbar.

Technisch macht sich die native Teams App die Graph API zu Nutze und führt bewährte Services wie SharePoint Online und Yammer in einem neuen User Interface zusammen. Dies stellt sicher, dass bestehende Investitionen in Services und Inhalte auch zukünftig nutzbar bleiben.

Gesundheit und Führung faktenbasiert verbessern

Neben vielen Vorteilen birgt die Virtualisierung der Zusammenarbeit auch beispielsweise gesundheitliche Risiken: Arbeitstage sind weniger strukturiert, erstrecken sich aufgrund von Homeschooling oder anderen parallelen Aufgaben über eine längere Zeitspanne und die kognitive Belastung der Mitarbeitenden nimmt häufig zu. So ist es nicht verwunderlich, dass eine aktuelle Studie von Qualtrics zu dem Ergebnis kommt, dass 70 Prozent der Mitarbeitenden von einem höheren Stresslevel berichten. 

Viva Insights liefert Mitarbeitenden in Teams wichtige Erkenntnisse und individuelle Ratschläge, um für ihre Gesundheit und Produktivität förderliche Verhaltensmuster zu erkennen und auszubauen. Führungskräfte haben auch in der virtuellen Welt einen großen Einfluss auf die Produktivität ihrer Teams und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden. Viva Insights zeigt ihnen ihre Verhaltensmuster auf und liefert konkrete Ratschläge, wie sie diese verbessern können. Das können regelmäßige, virtuelle bilaterale Gespräche mit ihren Mitarbeitenden sein oder auch das Unterlassen von E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten.

Technologisch führt Viva Insights bestehende Services wie beispielsweise MyAnalytics und Workplace Analytics zusammen und ergänzt diese. Die Ausgestaltung von Arbeit und Zusammenarbeit wird so datengetrieben beziehungsweise datengestützt. Datenschutz und Datensicherheit werden über die M365-Plattformfunktionalität, Anonymisierung und Aggregation sichergestellt.

Relevante Informationen in den Arbeitsprozess integrieren

Die Informationsflut hat in den vergangenen Jahren weiter zugenommen, bekannte Probleme wurden so weiter verstärkt: Mitarbeitende verbringen auch heute noch bis zu einer Stunde am Tag mit der Suche nach relevanten Informationen und Experten.

Mit Viva Topics werden relevante Informationen im Kontext der aktuellen Tätigkeit und direkt in Teams für jeden Mitarbeitenden spezifisch bereitgestellt. Als technologische Basis hierfür dienen AI-basierte Content Services, die bereits im Rahmen von Project Cortex entwickelt und sukzessive erweitert wurden. Im Hintergrund identifizieren, prozessieren und organisieren sie die Inhalte einer Organisation. Experten haben hierbei die Möglichkeit, als Kuratoren in den Prozess einzugreifen.

Virtuell lernen, jederzeit und überall 

Zahlreiche CEOs geben in Studien an, dass sie in dem Fehlen relevanter Skills in ihrer Belegschaft ein wesentliches Wachstumshemmnis sehen. Das Weiterbildungsangebot sowie insbesondere auch die Weiterbildungsformen haben dabei in den letzten zehn Jahren stark zugenommen: Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden zunehmend eigene Inhalte und Formate an, Universitäten und Weiterbildungsdienstleister haben ihr Angebot häufig digitalisiert und Lernplattformen haben sich etabliert.

Viva Learning ermöglicht Organisationen und Führungskräften, zielgruppen- und mitarbeiterspezifische Weiterbildungspfade zu definieren und mit eigenen sowie 3rd-Party-Inhalten zu belegen. Die Gestaltungsmöglichkeiten reichen hier von eigenen PowerPoint-Folien, Dokumenten und Videos über kostenfreie und kostenpflichtige Inhalte wie von Microsoft Learn oder 3rd-Party-Anbietern bis hin zu der Integration ganzer Lernplattformen wie LinkedIn Learning. Die Vereinbarung, das Monitoring ebenso wie auch die Durchführung der Weiterbildungsmaßnahmen erfolgen direkt in Teams.

Die aktuelle Pandemie ist für viele Organisationen eine Art Zeitmaschine der Digitalisierung. Über Jahre, teilweise über Jahrzehnte aufgebaute Digitalisierungsschulden gilt es nun kurzfristig abzutragen. Das betrifft primär Technologien, immer häufiger aber auch organisatorische Fragestellungen: Was ist das richtige Verhältnis zwischen Effizienz und Resilienz für mein Geschäft und meine Organisation? Ist meine Unternehmenskultur noch adäquat für eine digitale Welt? Verfügen meine Führungskräfte und Mitarbeitenden über das notwendige Mindset und die entsprechenden Skills, um in einer sich schnell verändernden Welt den Wandel aktiv zu gestalten und erfolgreich zu sein? Biete ich meiner Belegschaft ein Umfeld, in dem sie motiviert und gesund an der gemeinsamen Zielerreichung arbeiten kann?

Technologie liefert nicht die Antwort auf diese Fragen und wird immer Mittel zum Zweck bleiben. Aber: Technologie bietet, richtig eingesetzt, einen großen Hebel, um die oben skizzierten Herausforderungen zu meistern. Mit Microsoft Viva steht ein weiteres Set an Werkzeugen bereit. Eingebettet in und auf Basis der bewährten M365-Plattform – und mit Teams als etabliertes User Interface, das bereits heute von mehr als 115 Mio. Mitarbeitenden täglich genutzt wird.

Für den Einsatz empfehlen wir Organisationen, mit einer Betrachtung ihres eigenen Reifegrads der digitalen Zusammenarbeit zu starten, der sowohl organisatorische als auch IT-seitige Facetten berücksichtigt, und anschließend bewusst schrittweise vorzugehen. Für M365 und die Microsoft Employee Experience bedeutet das konkret:

• Starten Sie mit der Basis-Kollaboration und den Information Workern und verbinden Sie den technischen Roll-out mit einem bewussten und gewünschten Wandel der Art und Weise der Zusammenarbeit. Viva Connections und Viva Learning als Module der neuen Microsoft Employee Experience Platform können hier eine hilfreiche Ergänzung darstellen.
• Nutzen Sie die modernen Sicherheitstechnologien der M365-Plattform umfassend aus: Nur mit einer ganzheitlichen Betrachtung von Informationen, Identitäten, Endgeräten und Zugriffen ist es möglich, ein hohes Sicherheitsniveau zu erreichen. Die Nutzung künstlicher Intelligenz zur Gefahrenabwehr wird in Zukunft nicht nur der Normalität angehören, sondern auch wesentlich zum Schutz von Intellectual Property beitragen – und ist bereits heute in der M365-Plattform verfügbar.
• Erweitern Sie die Nutzung auf Ihre Gesamtbelegschaft, also inkludieren Sie Frontline Worker. Der Bedarf – auch an Basiskommunikation und -kollaboration ist hier hoch – und wenn sie unternehmensseitig keine Technologien liefern, blüht häufig die Schatten-IT mit entsprechenden Risiken.
• Mit zunehmendem technologischem und organisatorischem Reifegrad können Sie zentrale Geschäftsprozesse und Legacy-Systeme integrieren. Viva Topics aus der Microsoft Employee Experience Platform können jetzt Ihr volles Potenzial entfalten. Ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte sind bereit, um via Viva Insights ihre Verhaltensmuster zu hinterfragen und anzupassen.

Die Microsoft Employee Experience Platform Viva greift überwiegend bestehende Services auf und paketiert diese anwendungsfallspezifisch als eigene App in Teams. Dennoch kann sie als erste ihrer Art und als starker Fingerzeig zukünftiger Entwicklung gesehen werden. Wir wagen daher folgende Hypothesen:

• Das zentrale User Interface in Organisationen verschiebt sich immer stärker vom Webbrowser hin zu Microsoft Teams.
• Nach Kommunikation und Kollaboration folgt die Integration der Geschäftsprozesse. Dabei werden primär bestehende Applikationen integriert. Fehlende Anwendungslogik oder Daten werden gegebenenfalls in kleinen Applikationen – beispielsweise auf Basis der PowerPlatform oder Azure – hinzugefügt.
• Die Integration der Geschäftsprozesse wird auch die Erweiterung des Benutzerkreises auf die Frontline Worker stark vorantreiben – hier liegen nachweislich große Produktivitätspotenziale.
• Künstliche Intelligenz wird zunehmend entmystifiziert und nativ im Hintergrund von Anwendungen administrative Tätigkeiten automatisieren, so dass Führungskräfte und Mitarbeitende datengetrieben bessere Entscheidungen treffen können.