25.02.2025

Checklists numériques pour collaborateurs de terrain

Plus de sécurité et moins de papier grâce à une application Power Apps disponible dans Microsoft Teams.

Risques d’incendie, d’explosion et de corrosion : sur les lieux de traitement de substances dangereuses, la sécurité est la priorité absolue afin de protéger les salariés et l’environnement. C’est pourquoi les entreprises chimiques doivent documenter, contrôler et assurer la bonne vidange des produits chimiques de des fûts, notamment à l’aide de checklists détaillées. Autrefois uniquement papier, cette opération nécessitait le traitement d’une multitude de listes qui rendait le suivi des opérations de chargement et de déchargement réellement effectuées et le contrôle des documents particulièrement complexes. Aujourd’hui, une application de gestion de checklists, créée à partir de Power Platform et de Microsoft Teams, est utilisée par les collaborateurs en usine de fabrication. Entièrement zéro papier, le processus permet d’automatiser les contrôles de documents et les audits.

Le défi : un processus analogique papier

Le défi : un processus analogique papier

Un wagon-citerne de 40 mètres cubes est manœuvré jusqu’à la station de remplissage de l’usine. Une opératrice se tient à côté du wagon entrant. Elle tient dans sa main un bloc-notes et coche les étapes de la procédure avant d’apposer sa signature. Prêt, le wagon-citerne est raccordé. Une autre coche, une autre signature. Elle prélève un échantillon pour tester la cargaison avant de la vider. Il faut maintenant attendre le résultat. Elle coche une case et signe une dernière fois ce jour-là. Elle se dirige ensuite vers le tableau d’affichage et y accroche sa checklist pour l’équipe suivante à côté de neuf autres listes. Son collègue prendra le relais. 

Tel est le quotidien dans l’usine de fabrication : les substances dangereuses doivent être vidées des différents fûts, traitées, puis remises en toute sécurité pour en faire un produit fini. « Toute fuite de substances dangereuses porte atteinte aux personnes et à l’environnement. Il est donc important pour nous d’avoir en place des processus sûrs, structurés et clairement définis, ce que d’ailleurs le législateur exige », nous explique le directeur d’exploitation du site. « Nous consignons ces processus dans des checklists qui peuvent compter jusqu’à douze pages. Chaque opération effectuée est méticuleusement documentée par nos collaborateurs en usine, validée par une signature et vérifiée par un autre collaborateur ». Il n’existe souvent pas d’autre alternative à ces listes pour nombreuses entreprises industriels. Pour chaque wagon-citerne vidé, le législateur et la loi sur les marchandises dangereuses imposent le contrôle, la documentation et l’archivage sur plusieurs années. Tous ces documents sont regroupés dans d’innombrables dossiers pour être ultérieurement mis à disposition en cas d’audit. Auparavant, ce processus uniquement papier rendait les contrôles et les audits particulièrement fastidieux. Enfin, chaque document d’un échantillon doit être vérifié afin de détecter d’éventuelles erreurs. « Nous voulions nous débarrasser entièrement du papier pour faciliter le traitement de nos checklists, ajouter un niveau de sécurité supplémentaire et simplifier les audits internes et externes », souligne le directeur de l’exploitation. 

La solution : des checklists numériques avec Power Apps pour une couche de sécurité supplémentaire

La solution : des checklists numériques avec Power Apps pour une couche de sécurité supplémentaire

Aujourd’hui, lorsque les opérateurs effectuent une vidange, ils se servent d’une checklist digitale sur leur terminal mobile. Power Apps et Power Automate, accessibles via Microsoft Teams, forment le socle de cette application. Les opérations réalisées peuvent y être directement cochées. Ce n’est que lorsqu’une opération est terminée et indiquée en vert que la suivante peut être traitée, et ce sans stylo ni fiches, car tout est digitalisé. Rien que grâce à cela, la chargée de la digitalisation de la production, y voit déjà un énorme avantage : « Cette procédure numérique apporte un niveau de sécurité supplémentaire. » À l’avenir, elle sera aussi d’un grand secours lors des audits internes et externes réguliers. « Dans le système, toutes les checklists sont automatiquement et correctement documentées au format numérique avant d’être archivées dans la base de données. Impossible de perdre et d’oublier quelque chose », précise-t-elle.  

« Azure constitue l’environnement de données en arrière-plan. C’est de là que nous extrayons toutes les données de base dont nous avons besoin pour les checklists », explique un collaborateur en production et digitalisation, ayant participé au développement de l’application. Les listes affichées au tableau d’affichage disparaîtront à l’avenir. Tous les membres des équipes concernées d’un site ont accès aux checklists ouvertes au sein de l’application, ce qui facilite la continuité des opérations même en cas de changement d’équipe.  

L’utilisation de l’application devait également être aussi intuitive que possible. C’est pourquoi la plateforme de collaboration et de communication Microsoft Teams a été choisie comme outil idéal pour l’exploitation. Les checklists peuvent être configurées rapidement et en toute sécurité au sein de l’entreprise à l’aide d’une application de configuration ad hoc, puis intégrées dans le processus après validation. Des connaissances approfondies en programmation ne sont pas requises. 

Le gain d’efficacité obtenu grâce à l’utilisation de cette nouvelle solution est considérable : selon les calculs de notre client, chaque checklist permet de gagner au moins cinq minutes. En outre, leur révision permet de gagner jusqu’à trois heures par mois, qui peuvent alors être consacrées à d’autres tâches importantes dans les usines. À raison de plusieurs centaines de checklists par an, ce gain de temps potentiel s’additionne. 

Et plus il y aura de sources de données connectées à l’application à l’avenir, plus de possibilités pourront être exploitées. Ainsi, la connexion à SAP accélère le contrôle des composants présents dans les citernes par prélèvement d’échantillons. Dès que les résultats du laboratoire seront saisis dans SAP, ils apparaîtront à l’avenir aussi directement dans l’application de gestion des checklists. Il ne sera alors plus nécessaire d’effectuer un suivi téléphonique chronophage.  

Le succès de l’application s’étant répandu au sein de l’organisation, cette solution n’intéresse plus que cette usine de production. Elle est en effet déjà en cours de déploiement dans deux autres usines. Sur ces deux sites aussi, le bloc-notes et le stylo appartiendront bientôt au passé – et le suivi numérique rapide deviendra le nouveau quotidien. 

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