31.03.2022

Cinq bonnes raisons d'utiliser Microsoft Planner et Project for the Web pour réussir sa gestion de (multi)-projets

Comment piloter des projets complexes à l'aide d'outils simples, accessibles et axés sur les objectifs afin d'améliorer la collaboration grâce à Microsoft Planner et Project for the Web.

Lancer un projet à partir de zéro ou améliorer la structure d'un projet en cours peut être un véritable défi en raison de sa complexité. Cette problématique se pose notamment lorsque des personnes ou des équipes différentes de part de leurs connaissances, leurs tâches et leurs objectifs, interagissent avec des outils différents. Comparable à un puzzle géant, plus le projet est complexe, plus il demande à être orchestré sur le plan organisationnel et technologique afin de réunir toutes les pièces et aboutir à un projet réussi. 

La capacité d'une équipe projet à communiquer de manière pertinente peut varier considérablement selon la diversité des objectifs, des missions et des responsabilités de ses membres. Pour rassembler ces points de vue contrastés et surmonter les difficultés de communication, il faut partager une vision d'ensemble (le motif du puzzle). 

En particulier deux outils de gestion de projet faciles et simplement structurés, à la pointe de l'univers de Microsoft 365, sont largement utilisés depuis quelques années : Microsoft Planner, ainsi que Project for the Web (PftW). Les deux outils peuvent être utilisés en combinaison, de manière complémentaire ou même séparément. Campana & Schott a déjà accompagné de nombreux clients dans la mise en œuvre des outils tels que Planner et Project for the web. Pour une gestion efficace de grands projets internationaux l’utilisation de Project for the Web est fortement recommandé, comme montre ce témoignage du groupe industriel Schindler.

Nos diverses expériences nous ont permis d'identifier cinq principaux arguments pour choisir Planner et Project for the Web : 1 - la facilité de gestion des tâches, 2 - la personnalisation, 3 - la visualisation chronologique, 4 - le partage des connaissances et 5 - la transparence du flux de travail. 

 

#1 : Facilité de gestion des tâches

Un avantage indéniable est la facilité, avec laquelle les tâches peuvent être créés de manière intuitive. L'interface simple et structurée de Planner permet de définir directement les tâches dans des éléments d'action personnalisables et déplaçables - avec l'aspect et la convivialité de cartes. Ces fiches d'action peuvent être déléguées à des personnes spécifiques pour définir le titre, créer des check-lists, ajouter des notes et fixer des échéances. 

#2 : Personnalisation

Tous ceux qui ont accès au Planner peuvent créer et coordonner des actions sur la base de compartiments personnalisables de style Kanban. Ces compartiments fonctionnent comme un sujet plus large qui englobe toutes les fiches de tâches. Il est également possible d'établir des priorités et de définir l'état d'avancement, afin que chaque membre de l'équipe projet soit bien informé du degré d'urgence et de l'état d'avancement de ses tâches. Au-delà de cette vue de type Kanban, Project for the Web permet également d'afficher les tâches dans un diagramme de Gantt. Par ailleurs, l'utilisation de PftW a non seulement augmenté la transparence dans la gestion des temps, mais a également amélioré l'accessibilité pour tous, indépendamment de la connaissance de l'outil.

#3 : Visualisation chronologique

La visualisation chronologique améliore la communication entre les flux de travail et les priorités plus générales du projet afin de comprendre l'état de certaines tâches et leur degré d'urgence. Si un élément d'action est en retard, les responsables du projet sont avertis automatiquement via Outlook, puisque Planner et Project font partie de l'environnement M365. 

#4 : Partage des connaissances

Planner et PftW sont faciles à utiliser, personnalisables et permettent le partage des connaissances. Alors que Planner ne peut pas capturer la complexité et les dépendances entre les flux de travail, Project for the Web est capable de cartographier ces dépendances en toute simplicité. Il est même possible de créer, de modifier et d'accéder à Planner ainsi qu’aux projets PftW via d'autres plateformes Microsoft, comme Microsoft Teams.

#5 : Transparence du flux de travail

Dans le passé, chaque groupe de travail poursuivait souvent ses propres objectifs sans transparence et sans tenir compte des autres groupes de travail connexes ou dépendants. Mais avec Project for the Web, il est possible d'obtenir une connaissance partagée des dépendances et de l'état d'avancement du projet entre les différents groupes de travail. Sa fonctionnalité intégrée appelée Roadmap permet aux groupes de travail de grands projets de visualiser les échéances des tâches qui sont dépendantes ou liées les unes aux autres.

Conclusion

Les facteurs clés de réussite dans la collaboration basée sur des outils technologiques sont l'accessibilité, la transparence et le partage des connaissances. Dans l'ensemble, Planner et Project for the Web sont adaptés à la réalisation de projets complexes de manière transparente, bien organisée, structurée et orientée vers les objectifs. Le passage de Planner à PftW  ne demande pas beaucoup d'efforts de la part de l'utilisateur, mais cela vous permet de passer à la vitesse supérieure en matière de gestion de projet, surtout si vous intégrez  Project for the Web avec CS PPM Power Suite. De cette façon, notre puzzle géant peut être (re)composé à partir d'une image inspirée par l'organisation et la technologie. 

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