Gestion de crise virtuelle avec Project for the Web

Toute entreprise peut être touchée par des crises économiques, corporatives et mondiales. Dans de tels cas, il y a peu de temps pour limiter les effets de la crise. La priorité absolue est accordée à l'initiation et à la planification de mesures de gestion de crise afin d’assurer la capacité d'action de l'entreprise. C'est précisément là que des solutions de gestion de projet faciles à utiliser, telles que Microsoft Project for the Web, montrent leur force.

Les situations de crise exigent des temps de réaction très courts et une planification transparente. Une équipe de crise composée de représentants de la Direction et des métiers doit être convoquée en quelques heures; les mesures doivent être planifiées et déléguées. L’équipe se réunie en cellule de crise, habituellement en présentiel, mais cela devient de plus en plus complètement virtuel. La mise à disposition rapide d'un outil de planification adapté est un défi majeur.

Dès qu'un nouveau projet a été mis en place, les membres de la cellule de crise peuvent être invités sur une base ad hoc. Une première structuration des tâches est effectuée à l'aide de tableaux de tâches. Les tableaux de tâches dans Project for the Web sont personnalisés en fonction des besoins et du projet. Grâce à ce que l'on appelle les compartiments, les tâches de gestion de crise sont hiérarchisées et regroupées en termes de contenu. D'autres possibilités de regroupement et de tri permettent à l'équipe d'avoir une vue d'ensemble transparente à tout moment.

• Conseil: le mode de fonctionnement de la gestion de crise peut être facilement cartographié et optimisé à l'aide de méthodes agiles telles qu'un tableau de type kanban.

Une fois que les tâches ont été enregistrées et structurées en termes de contenu, elles doivent être mises en relation les unes avec les autres et cartographiées sur un axe de temps. Ensuite, vient l'exécution et le suivi, ce qui est particulièrement important dans les situations de crise. Des vues claires de la chronologie dans Project for the Web permettent d'afficher en temps réel la transparence entre les équipes sur l'état actuel au niveau du projet et de la tâche.

En cas de crise majeure, il peut être approprié de diviser les mesures en plusieurs sous-initiatives. Ils sont ensuite combinés dans une feuille de route de haut niveau. Dans ce cas, l'outil Feuille de Route de Microsoft assure le contrôle et la transparence de multiples initiatives.