GiFi place la collaboration au cœur de sa gestion de projet

Profiter de toute la puissance de Microsoft Project Online pour la gestion de projets et de la simplicité de Microsoft Teams pour la collaboration des équipes projet et de l’entreprise ! C’est le pari que GiFi a lancé à Campana & Schott.

Dans un contexte de croissance rapide avec un objectif ambitieux d’ouvrir 300 magasins de plus d’ici 2027, la direction informatique de GiFi a voulu donner à son entreprise les moyens de ses ambitions en faisant appel à Campana & Schott pour la mise en place d’un outil de gestion de projet éprouvé et d’une solution de collaboration simple et intégrée. C’est ainsi que Campana & Schott a accompagné GiFi dans le déploiement de Microsoft Project Online, de Microsoft Teams et dans l’intégration de ces deux outils d’août à décembre 2020.

En 2020, l’enjeu était double pour la direction informatique de GiFi : d’une part le contexte de l’entreprise réclamait un outil de gestion de projet performant et d’autre part le contexte global - notamment dû à la crise sanitaire - imposait une collaboration numérique accrue.
Avec l’aide de Campana & Schott, l’outil Microsoft Project Online a donc été déployé et intégré à Microsoft Teams en huit grandes étapes :

1. Cadrage : sélection des outils / partenaires
2. Cadrage : validation du périmètre du projet
3. Conception générale : définition des processus cibles de gouvernance / pilotage projet
4. Activation et paramétrage de Project Online
5. Conception/développement/test/déploiement du processus de création des Teams et des deux applications Teams Dépose et Recherche
6. Phase de tests & validation des solutions avec Key Users
7. Formation des utilisateurs finaux
8. Déploiement & accompagnement utilisateurs finaux

Compte tenu du contexte en 2020, l’essentiel de la collaboration sociale chez GiFi se déroulait sur l’application Teams. Ainsi, le choix de la direction informatique s’est porté naturellement vers cette même application pour la collaboration projets. Cette solution n’étant pas proposée de manière standard, Campana & Schott a été choisi pour accompagner le projet  surtout pour ses références en la matière (Teams pour les équipes projet chez Thalys).

Après une évaluation fine du besoin, Campana & Schott a pu développer un flux de travail entre Project Online et Teams ainsi que deux applications Teams personnalisées pour la dépose et la recherche de livrables projets.

La direction informatique de GiFi a délégué à Campana & Schott les cinq lots suivants :

1. Gestion du projet
2. Déploiement et paramétrage de Project Online
3. Développement du workflow de création des Teams
4. Développement des 2 applications Teams
5. Formation à Project Online

Pour assurer toutes les livraisons à temps malgré un planning agile et court Campana & Schott a pu s’appuyer sur ses équipes spécialisées dans la gestion de projets et dans les outils Project Online/Teams et leur culture de la collaboration. Un partenariat très étroit a également été mis en place avec les équipes internes chez GiFi, tant au sein de la DSI qu'avec l’équipe PMO.

Pour gérer ses projets, GiFi peut donc aujourd’hui compter sur l’hybridation entre Project Online et Teams et ainsi tirer le meilleur parti de ces deux outils.

Les équipes projets peuvent créer et suivre leurs plannings projets dans Project Online tout en collaborant et en gérant leurs livrables dans Teams.