Microsoft Project - entièrement repensé

Jusqu‘à présent, Microsoft Project a été considéré comme un outil destiné aux chefs de projet expérimentés des secteurs de l‘informatique et de la recherche et développement. Lors de sa conférence Ignite 2019, Microsoft a présenté une nouvelle version qui présente également des cas d‘utilisation de « chefs de projet occasionnels » dans des environnements où la planification est souvent moins répandue comme le marketing, commercial ou encore RH. Les premières évaluations du point de vue de l‘utilisateur semblent prometteuses.

Il est courant aujourd’hui encore que les personnes qui planifient un projet dans une entreprise utilisent un tableur Excel. Les raisons sont évidentes : l’application est bien connue, les fonctionnalités sont familières et les membres de l’équipe projet peuvent l’utiliser de manière intuitive. De plus en plus souvent, l’outil conçu pour les calculs atteint ses limites dans ce domaine d’application. Toutefois, le passage à Microsoft Project est très difficile pour beaucoup de personnes ne devant pas planifier des projets au quotidien.

Microsoft a compris le besoin d’un outil intermédiaire et a publié une nouvelle génération de produits pour la gestion de projet et de portefeuille de projets avec le module de planification radicalement simplifié « Project for the web » ainsi que les modules « Project Home » et « Roadmaps ». D’autres évolutions pour des scénarios plus larges suivront en 2020.

Particulièrement avec Project for the web, Microsoft offre une alternative inédite pour les utilisateurs pour lesquels Microsoft Planner n’offre pas suffisamment et le client Microsoft Project classique trop de fonctionnalités. Et c’est exactement ce qui plaira en particulier aux chefs de projet qui préfèrent la convivialité et les interfaces utilisateur modernes et intuitives.

Project for the web est donc une étape évolutive pour les utilisateurs de Planner qui ont besoin d’un planning avec une structure et des dépendances allant au-delà de la simple gestion du travail - c’est aussi la fonctionnalité la plus demandée dans le canal UserVoice public sur lequel les utilisateurs de la communauté Planner mondiale remontent leurs voeux d’évolutions du produit. Les utilisateurs peuvent basculer intuitivement entre les cartes Kanban agiles et les diagrammes de Gantt classiques. 

Microsoft utilise une interface facile à utiliser et compacte pour cibler ses concurrents tels qu’Asana, Smartsheet et Jira dans le domaine de la gestion moderne des tâches et de l’organisation agile des projets, élargissant ainsi sa clientèle ciblée. Vous trouverez des détails sur les nouvelles fonctionnalités et possibilités de Project pour le web dans cet article de blog.

La combinaison éprouvée de Microsoft Project Online et du client riche Project fournit aux professionnels de la gestion de projets à la fois de puissants outils de planification pour les projets complexes et une plateforme complète de gestion de portefeuille de projets pour les organisations fortement orientées projets comme les départements IT et R&D. Selon la vision de Microsoft « Donner aux gens les outils qu’ils veulent », Project
for the web sera surtout apprécié des chefs de projet occasionnels dans des petits projets agiles. La planification à l’aide d’outils doit être aussi simple et explicite que possible, mais l’outil de planification doit en même temps fournir tout ce qui est nécessaire dans ces projets pour la collaboration avec des équipes internes et des partenaires externes.

Il en résulte de nouveaux cas d’utilisation dans les métiers n’ayant pas encore utilisé d’outils de planification complexes et qui n’en ont pas besoin. En particulier dans les domaines du marketing, commercial et des ressources humaines, il existe des cas d’utilisation pour de petits projets qui sont souvent traités dans plusieurs départements et qui sont particulièrement adaptés à l’utilisation de Project for the web (voir illustration).

Avec le lancement de Project for the comme nouvelle alternative pour des scénarios simples de planification de projet, Microsoft introduit également une nouvelle licence : « Project Plan 1 » est désormais disponible sous forme d’abonnement pour 8,40 euros par utilisateur et par mois (prix public estimé). Pour Project Online en tant solution de gestion de portefeuille de projets significativement plus complète, y compris Project Client, les licences précédentes seront renommées et maintenues : Project Online Professional devient « Project Plan 3 » (pour la gestion de projets ou programmes complexes, référence de prix actuelle : 25,30 euros par utilisateur et par mois), Project Online Premium devient « Project Plan 5 » (pour la gestion de portefeuille de projets, référence de prix actuelle : 46,40 euros par utilisateur et par mois).

Avec le Project Plan 1, nettement moins cher, Microsoft passe également d’un outil expert à une application pour le marché de masse et à une très large communauté d’utilisateurs en termes de coûts. Pour les entreprises, outre la licence Microsoft Project appropriée, des extensions telles que les licences pour les produits Power Apps (applications web), Flow (processus métier), Power BI (reporting et BI libre-service) et Teams (collaboration) peuvent également être utiles.

Les collaborateurs reçoivent quotidiennement leurs tâches à partir de différentes applications : demandes par e-mail, commentaires dans les documents Office pour révision ainsi que des tâches personnelles dans ToDo et Outlook, du travail d’équipe dans Planner et bien sûr du travail de projet dans le nouveau Project for the web. Il devient de plus en plus difficile d’en avoir une vue d’ensemble. Il en résulte souvent un sentiment désagréable d’avoir oublié quelque chose.

Pour pallier cela, To-Do - l’application pour la gestion des tâches personnelles - sera progressivement améliorée. Déjà aujourd’hui il y a des vues dans To-Do qui fusionnent les tâches per-sonnelles d’autres applications, comme les mails marqués d’Outlook et les tâches assignées de Planner. À l’avenir, les documents Office pourront également être étendus afin que les commentaires avec « @mentions » soient automatiquement convertis en tâches dans Planner.

Teams se verra attribuer une application « Tasks » en tant que hub central pour le travail d’équipe afin d’assurer une vue d’ensemble de toutes les tâches. De plus, l’intégration de Project for the web ne se limite pas à l’affichage de plans. À l’avenir, les tâches du nouveau Project apparaîtront également dans l’application Tasks.

Fidèle à sa stratégie Better Together, Microsoft continue de combiner les services cloud pour créer de la valeur ajoutée pour ses clients. Ces dernières années, la combinaison de Microsoft Project Online avec Power BI en tant qu’outil de reporting et de tableau de bord s’est progressivement imposée dans la pratique, en particulier pour les solutions de gestion de portefeuille de projets.

Power BI est en évolution constante en tant que service cloud et, selon plusieurs experts, est aujourd’hui le premier outil de BI en libre-service au monde. Une innovation majeure de cette année est le lancement de l’apprentissage machine automatisé (Automated Machine Learning) pour Power BI. Cette innovation réduira considérablement les barrières à l’application des méthodes de la science des données et rendra ces cas d’utilisation disponibles aux experts BI sans que les utilisateurs aient besoin de programmer dans des langages tels que Python ou R.

Les gestionnaires de portefeuille et les PMO peuvent se réjouir, car de plus en plus d’analyses intelligentes et de méthodes prédictives sont appliquées aux données de gestion de projet. À l’avenir, les entreprises auront de plus en plus la possibilité d’apprendre à partir de leurs propres données de projet.