Microsoft Viva : Une nouvelle plateforme dédiée à l’expérience collaborateur intégrée dans Teams

Dans le cadre de l'événement "Reimagine the Employee Experience", Microsoft a présenté sa nouvelle plateforme dédiée à l’expérience collaborateur "Microsoft Viva". Ces développements sont tout à fait conformes aux défis et aux enseignements tirés de la pandémie Covid-19, tels que la résilience, l'inclusion du personnel de terrain ("Frontline Worker"), l'importance de la culture d'entreprise, le leadership et la communication. En tant que partenaire de longue date et proche de Microsoft, nos experts ont suivi ces dernières évolutions de près et résument ci-après les principaux enjeux.

Microsoft Teams est devenu le principal outil de travail pour de nombreuses personnes - notamment en raison de la crise sanitaire : Des conférences et des discussions en ligne pour une coordination rapide sont devenues monnaie courante à l'époque du télétravail. Les chiffres d'utilisation le confirment de manière impressionnante : en un an, le nombre d'utilisateurs actifs quotidiens de Teams a presque sextuplé, passant de 20 millions à 115 millions (en octobre 2020). 

Après des déclarations comme celle de Jeff Teper, CVP de Microsoft, "Teams will be even bigger than Windows", il était déjà évident l'année dernière que Microsoft a de grands projets pour l'avenir avec Teams. Avec l'annonce récente de SAP et Microsoft d'intégrer Teams dans les solutions SAP, la vision de Teams comme interface utilisateur centrale prend déjà forme. Avec le lancement de Microsoft Viva, une nouvelle étape est franchie et Microsoft place systématiquement les collaborateurs au centre de l'attention : 

Quatre applications natives dans Teams - Viva Connections (a), Viva Insights (b), Viva Topics (c) et Viva Learning (d) - dédiées à a) la culture d'entreprise, la communication et la collaboration, b) le leadership, la productivité, la satisfaction et la santé des collaborateurs, c) les compétences, d) la formation et le développement des collaborateurs, permettent de gérer chacun de ces domaines en s'appuyant sur des technologies innovantes. L'interface utilisateur Teams permet la prise en charge de l'ensemble des collaborateurs, c'est-à-dire à la fois ceux qui disposent de leur propre poste de travail ("Information Worker") et ceux qui n'en ont pas ("Frontline Worker").

Teams en tant qu’app centrale

Des études récentes ont montré que les collaborateurs se sentent moins connectés à leurs équipes et également déconnectés du flux d'informations en raison de l'augmentation du télétravail. C'est aussi un nouveau défi pour les dirigeants d'aligner virtuellement leur organisation sur une stratégie, des objectifs et des priorités communs.

Viva Connections en tant que portail central dédié à l'expérience collaborateur intégré dans Teams, permets de communiquer des informations spécifiques à un groupe donné et d'initier des interactions virtuelles. Les collaborateurs reçoivent un contenu personnalisé qui les concerne - même en télétravail, à l'usine ou dans l'atelier - et ont la possibilité de contribuer activement à la vie de l'entreprise. La collaboration et la culture d'entreprise peuvent ainsi aussi être vécues virtuellement.

Techniquement, cette application native de Teams exploite l'API graphique et réunit des services éprouvés comme SharePoint Online et Yammer dans une nouvelle interface utilisateur. Ainsi, les investissements et les contenus réalisés jusqu'à présent restent utilisables à l'avenir.

Mieux protéger la santé et améliorer le leadership en se basant sur des faits

Outre de nombreux avantages, la virtualisation de la collaboration présente également des risques pour la santé, par exemple : Les journées de travail sont moins structurées, s'étendent sur une plus longue période en raison de l'école à la maison ou d'autres tâches supplémentaires en parallèle, ce qui augmente souvent la charge cognitive des collaborateurs. Rien d'étonnant donc à ce qu'une étude récente de Qualtrics ait conclu que 70% des employés ressente un niveau de stress plus élevé. 

Viva Insights met à disposition des collaborateurs dans Teams des informations importantes et des conseils personnalisés pour identifier et développer des comportements favorables à leur santé et à leur productivité. Même dans un monde virtuel, les managers ont un impact énorme sur la productivité de leurs équipes et le bien-être de leurs collaborateurs. Viva Insights les aide à comprendre leurs comportements et leur apporte des conseils concrets sur la manière de les améliorer. Cela peut être des entretiens virtuels réguliers avec chacun de leurs collaborateurs ou le fait de s'abstenir d'envoyer des mails en dehors des heures de travail.

Techniquement, Viva Insights rassemble et complète les services existants tels que My Analytics et Workplace Analytics. La façon dont le travail et la collaboration sont conçus est ainsi guidée ou appuyée par les données. Les fonctionnalités de la plateforme M365, l'anonymisation et l'agrégation assurent la protection et la sécurité des données.

Intégrer les informations pertinentes dans les processus de travail

Le flot d'informations n'a cessé de s'accroître ces dernières années, et les problèmes connus se sont donc encore aggravés : les collaborateurs passent toujours près d'une heure par jour à rechercher des informations et des experts.

Avec Viva Topics, les informations pertinentes sont fournies spécifiquement pour chaque collaborateur en fonction de son activité en cours directement dans Teams. La base technologique consiste en des services de contenu basés sur l'IA, qui ont déjà été développés et successivement étendus dans le cadre du projet Cortex. En arrière-plan, ils identifient, traitent et organisent le contenu d'une organisation. Les experts ont la possibilité d'intervenir dans le processus en tant que curateurs.

Formation virtuelle, à tout moment et depuis n'importe où 

De nombreux PDG déclarent dans des études qu'ils considèrent le manque de compétences pertinentes au sein de leur personnel comme un obstacle majeur à la croissance. L'éventail des options de formation et, en particulier les types de formation, ont considérablement évolues au cours des dix dernières années : Les entreprises proposent de plus en plus souvent leurs propres contenus et formats, les universités et les prestataires de services de formation ont souvent numérisé leurs offres et des plates-formes de formation se sont établies.

Viva Learning permet aux organisations et aux managers de définir des parcours de formation spécifiques pour certains groupes de collaborateurs, et d'attribuer du contenu interne ou provenant de sources externes. Les options de conception vont de vos propres diapositives PowerPoint, documents et vidéos, jusqu’à des contenus gratuits ou payants tels que Microsoft Learn ou provenant de fournisseurs tiers, voir même l'intégration de plates-formes de formation comme LinkedIn Learning. L'accord, le suivi ainsi que la mise en œuvre de l'action de formation se font directement dans Teams.

Pour de nombreuses organisations, la crise sanitaire actuelle est une sorte de machine à remonter le temps de la digitalisation. Les « dettes » accumulées au fil des années, dans certains cas au cours des décennies, doivent maintenant être remboursées à court terme. Cela concerne principalement les technologies, mais aussi, de plus en plus, les questions structurelles : Quel est le bon équilibre entre efficacité et résilience pour mon entreprise et mon organisation ? Ma culture d'entreprise est-elle encore adaptée au monde numérique ? Mes managers et mes collaborateurs ont-ils l'état d'esprit et les compétences nécessaires pour participer activement au changement et réussir dans un monde en rapide évolution ? Est-ce que j'offre à mon personnel un environnement dans lequel ils peuvent travailler ensemble de manière motivée et saine pour atteindre des objectifs communs ?

La technologie n'apporte pas de réponse à ces questions et restera toujours un moyen pour atteindre une fin, mais : la technologie, utilisée de manière intelligente, offre un grand levier pour surmonter les défis décrits ci-dessus. Microsoft Viva en fournit un ensemble d'outils. Intégrée et basée sur la plateforme éprouvée M365 - et avec Teams en tant qu'interface utilisateur, déjà utilisée par plus de 115 millions d'employés chaque jour.

Pour le déploiement, nous recommandons aux organisations de commencer par une évaluation de leur propre maturité en matière de collaboration sociale, en tenant compte des aspects organisationnels et informatiques, puis d'adopter une approche progressive. Concrètement pour M365 et Microsoft Viva :

• Commencez par la collaboration de base et les Information Worker et associez au déploiement technique un changement conscient et souhaité de la manière de travailler ensemble. Les modules Viva Connections et Viva Learning peuvent être un complément très utile.
• Exploitez pleinement les technologies de sécurité modernes de la plate-forme M365 : Seule une vision globale de l'information, des identités, des périphériques et des accès permet d'atteindre un niveau de sécurité élevé. L'utilisation de l'intelligence artificielle pour écarter les menaces deviendra non seulement la norme, mais contribuera également de manière significative à la protection de la propriété intellectuelle - et est déjà disponible sur la plateforme M365.
• Étendez l'utilisation à l'ensemble du personnel, y compris les Frontline Worker. La demande - surtout en matière de communication et de collaboration de base - y est très forte et si l'entreprise ne fournit pas de solutions, l'informatique parallèle prospère souvent avec les risques que cela implique.
• Au fur et à mesure de leur maturité technologique et opérationnelle, ils peuvent intégrer les processus de base et les systèmes existants. Viva Topics peut désormais libérer tout leur potentiel. Vos collaborateurs et managers sont prêts à remettre en question et à adapter leurs comportement grâce à Viva Insights.

La plateforme Microsoft Viva utilise principalement des services existants et les conditionne sous la forme d'une application Teams dédiée à l'expérience collaborateur. Néanmoins, elle peut être considérée en tant que première du genre et comme indicateur des évolutions futures. Nous avançons ainsi les hypothèses suivantes :

• L'interface utilisateur centrale dans les organisations passera progressivement du navigateur web à Teams.
• La communication et la collaboration seront suivies par l'intégration des processus d'entreprise dont principalement l’intégration des applications métiers existantes. Les données ou logiques d'application manquantes pourront être ajoutées via de petites applications basées sur Power Platform ou Azure.
• L'intégration des processus d'entreprise stimulera aussi fortement une expansion de la base d'utilisateurs et favorisera l'inclusion du personnel de terrain - ce qui représente un potentiel de productivité significatif prouvé.
• L'intelligence artificielle démystifiera et automatisera de plus en plus les tâches administratives nativement en arrière-plan des applications, ce qui permettra aux managers et aux collaborateurs de prendre de meilleures décisions guidées par les données.