Après des années de gestion de ses effectifs en télétravail au plus fort de la pandémie mondiale de COVID-19, cette compagnie d’assurance souhaitait faire revenir ses salariés au bureau. Mais il fallait une certaine dose de persuasion, d’autant que de nombreux employés s’étaient attachés à la souplesse du télétravail.
L’entreprise savait qu’elle aurait besoin d’une forte incitation pour les motiver à revenir au bureau au moins deux jours par semaine. Elle s’aperçoit alors que son argument le plus convaincant n’a pas grand-chose à voir avec la convivialité de l’aménagement intérieur des bureaux. Au contraire, ses employés sont beaucoup plus enclins à se rendre au bureau de leur propre gré s’ils sont en mesure d’établir de solides liens personnels avec leurs autres collègues. Les employés interrogés dans le cadre du Microsoft Work Trend Index déclarent être prêts à se rendre plus fréquemment au bureau s’ils savent que les membres de leur équipe directe y sont présents (73 %) ou si leurs collègues les plus proches y sont également (74 %).
S’inspirant de cette perspective, Campana & Schott a conçu la solution Smart Workspace comme un outil fonctionnel d’aide à l’organisation du travail au bureau, qui facilite en même temps les relations humaines. Cet outil vise à optimiser l’expérience et le bien-être des employés chaque fois qu’ils décident de se rendre sur l’un des sites de l’entreprise. En outre, il permet à l’entreprise de s’assurer du respect des limitations de capacité et offre la possibilité aux employés de réserver un bureau sur leur lieu de travail afin qu’ils ne s’y rendent pas inutilement pour apprendre qu’ils ne peuvent pas y être accueillis.
Pour ce faire, une application personnelle Teams est étroitement intégrée à Microsoft Teams par le biais de notifications, de fonctions d’IA et de tableaux de bord personnels sur ordinateur et mobile. Plus important encore, l’intégration à Teams renforce l’usage de l’outil, car il permet de se coordonner avec les membres de son équipe en temps réel dans l’outil utilisé pour son travail, de fixer des dates de déjeuner et de rencontres, entre autres activités sociales. Les vues intégrées dans Teams facilitent la coordination des équipes entre elles.
Lors des entretiens avec les employés du client pendant la phase de conception, un sujet revenait toujours : « J’aimerais rencontrer certains collègues de travail, mais il semble qu’on se rate systématiquement quand on vient au bureau. J’aimerais pouvoir savoir facilement quand ces collègues prévoient d’être au bureau. »
Afin de relever ce défi, les utilisateurs peuvent choisir de recevoir et d’envoyer à certains collègues des notifications push automatiques via le flux d’activité de Teams pour leur communiquer leurs dates de présence dans certains bureaux. Les collègues peuvent alors se retrouver et continuer à collaborer en présentiel et à rebâtir des réseaux personnels au bureau.
Même l’entreprise peut générer de précieuses données sur l’agrandissement de ses immeubles de bureaux à partir des données recueillies sur l’usage des locaux.
