Coordination de chantiers efficace et durable

Les grands chantiers s’échelonnent souvent sur plusieurs années. Or, de nombreux professionnels de terrain ne sont sur place que quelques jours à la fois et doivent organiser leurs déplacements, leurs réservations d’hôtel, les réunions ou encore penser à apporter du petit matériel. Grâce à Microsoft Teams ils peuvent s’organiser plus efficacement et réduire les émissions de CO2.

Mélissa est spécialisée dans la construction de parcs éoliens. Chaque semaine, elle visite différents chantiers, situés pour la plupart en pleine campagne. Pour cela, elle doit chaque fois effectuer des recherches pour savoir où ils se situent exactement, comment s’y rendre, quels sont les interlocuteurs présents sur place et à quel moment ils seront disponibles pour organiser une réunion.
Elle s’occupe aussi des nuits d’hôtel, de l’éventuel covoiturage avec des collègues ou des dîners communs avec l’équipe. Mais ce n’est pas tout : quel est le règlement de sécurité en vigueur pour chaque chantier ? Doit-elle apporter du matériel, suivre une formation ou signer des documents ?

Aujourd’hui, Mélissa rassemble péniblement toutes ces informations manuellement et contacte les personnes sur place si elle a d’autres questions ou besoin d’obtenir leur accord. Mais celles-ci sont généralement difficilement joignables, car elles doivent effectuer leur travail en urgence. Mélissa ne cesse de téléphoner ou d’attendre en vain une réponse à ses emails.
Il en résulte une énorme perte de temps et un gaspillage de nombreuses ressources du fait de l’importance de la charge de travail, de la multitude de travaux et d’activités superflues. Tout cela s’avère peu efficace et viable, car beaucoup de temps et d’énergie est dépensé de manière improductive.

Le patron de Mélissa décide donc de déployer une application pratique destinée aux personnels de terrain, reposant sur Microsoft Teams. Disponible sur smartphone et sous forme de client, elle est dotée d’une interface familière et conviviale, et personnalisable par chaque service grâce à ses paramètres configurables. La version client sert à planifier les visites de chantier depuis un ordinateur portable au bureau ou en télétravail. La version pour smartphones est utile en déplacement et sur place pour obtenir rapidement des informations.

Mélissa planifie désormais ses visites à l’aide d’une carte interactive intégrée à l’application et dotée d’une fonction de zoom pour identifier les chantiers. Les informations les plus importantes s’affichent directement dans une colonne à droite de l’écran. Parmi celles-ci figurent les coordonnées exactes du chantier, celles du client, les interlocuteurs, les liens intranet et les personnes présentes le jour prévu. D’autres onglets permettent d’accéder à des applications tierces intégrées. Il est également possible de réserver des trajets et des hôtels, ainsi que d’afficher et de télécharger les documents correspondants (consignes de sécurité, formations ou formulaires d’inscription, par exemple).

Après que Melissa a enregistré son trajet pour se rendre sur le chantier, le chef d’équipe sur place reçoit un message et une note d’activité pour prendre rendez-vous. Elle peut en outre organiser le covoiturage avec les personnes également présentes ce jour-là. Un canal de réseau social réservé à chaque chantier sert à la coordination interne de l’équipe, par exemple pour fixer les dates des réunions, celles des déjeuners et dîners communs ou pour apporter les matériels et documents nécessaires.

Campana & Schott, partenaire Microsoft 2021 dans la catégorie « Modern Workplace for Frontline Workers », a assuré la maîtrise d’œuvre de ce projet. Après avoir analysé les besoins, le cabinet de conseil a conçu et développé la solution en s’appuyant sur la plateforme collaborative Microsoft Teams déjà utilisée par le client. L’application s’adapte facilement et rapidement aux besoins d’autres entreprises. 60 jours-personnes ont suffi au seul développement de la solution. Après la mise en œuvre du produit minimum viable (MVP), Campana & Schott a accompagné le déploiement technique et la conduite du changement afin de faciliter l’acceptation et d’accroître le taux d’utilisation. Le client se charge lui-même de la maintenance courante, de la personnalisation et de l’extension de l’application.

Grâce à cette nouvelle application, Mélissa dispose désormais rapidement de toutes les informations importantes sur un chantier de manière claire et transparente au lieu de devoir les chercher longuement à chaque fois. Cela lui évite de perdre beaucoup de temps et de nombreuses frustrations. En outre, elle peut aborder d’autres sujets sur le canal de réseau social et reçoit une réponse beaucoup plus rapidement que par téléphone ou email.

Mais son patron aussi bénéficie de nombreux avantages. Même si l’économie réalisée ne s’élève qu’à une heure par visite, avec environ 25 visites par an pour Mélissa et les 18 experts parmi ses collègues, cela représente au total 50 à 60 jours-personnes, un chiffre considérable. En plus de l’efficacité et de la productivité accrues des travailleurs de première ligne, cette application renforce la stratégie de développement durable, car le covoiturage et l’économie des trajets de coursiers réduisent les émissions de CO₂. Enfin, Mélissa et ses collègues de terrain sont plus satisfaits et considèrent leur entreprise comme un employeur moderne qu’ils n'hésitent pas à recommander.

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