Communities für den modernen Digital Workplace

Eine Community stellt ein bereichsübergreifenden Zusammenschluss von Multiplikator:innen dar, welche dabei unterstützen eine Veränderung nachhaltig im Unternehmen zu verankern. Neben organisationalen Veränderungen, wie Restrukturierungen oder M&As, können Communities die Akzeptanz und Adoption von Technologieeinführungen, wie bspw. Microsoft 365 (M365) vorantreiben. Neben der Themenvielfalt von Communities können auch verschiedene Arten wie Fachcommunities, Communities of Practice etc. eingesetzt werden. 

Bei Champions Communities handelt es sich um einen Zusammenschluss von Endanwender:innen. Die Champions kennen die digitalen Herausforderungen ihrer Kolleg:innen und unterstützen diese zu meistern. Damit tragen sie entscheidend zum Erfolg von Technologieeinführungen und deren Verankerung bei. Außerdem unterstützen sie die schnelle, dezentrale Verteilung von Informationen und Wissen in die einzelnen Geschäftsbereiche. 

Zum Aufbau einer Community sollte sich in einer ersten Phase auf die drei Hauptfaktoren - Purpose, Stakeholder und Governance - fokussiert werden. Auch wenn diese Faktoren einzeln für sich klar definiert sind, bilden sie zusammen das Fundament einer Community. Ausgehend von dieser Grundlage kann die Community organisatorisch in der Set-up Phase aufgebaut werden. Diese beschäftigt sich mit den ersten Schritten zur Initiierung und Organisation einer bedarfsgerechten Community. Als dritte Phase schließt sich die inhaltliche Operations-Phase an. Fokus liegt dort auf der konkreten Ausgestaltung und dem Betrieb der Community. 

In der Set-up-Phase gilt es die benötigten Community-Rollen festzulegen. Neben Champions bedarf es eine:r Community Manager:in, die/der als zentrale Ansprechpartner:in fungiert. Bei Champions Communitys für einen modernen Digital Workplace werden darüber hinaus Expert:innen aus der IT eingesetzt, um das technische Know-how zu vermitteln. Alle Rollen in der Community müssen klar ausdefiniert und voneinander abgegrenzt werden, um die Verantwortungsbereiche transparent zu machen. Darüber hinaus wird festgelegt wie viele Champions involviert werden sollen und aus welchen Organisationsbereichen diese benötigt werden. Als Grundlage bietet sich eine Gesamtübersicht der Mitarbeitenden je Bereich und Standort an. Durch standardisierte Rekrutierungsprozesse und erste Aufgaben, werden Champions schnell in die Community integriert. 

Eine Champions Community muss aktiv betreut werden. Eine Eigendynamik kann sich ohne die regelmäßige Moderation von Informationen und Updates in die Community nicht entwickeln. In der Operations-Phase wird der Fokus auf den Betrieb der Community gelegt. Der wichtigste Faktor dabei ist Zeit, denn die Pflege ist zeitintensiv. Es sollten regelmäßige Rituale, wie bspw. Community Calls, Tipps & Tricks, Feedbackrunden, etc. implementiert werden, welche die unterschiedlichen Bedürfnisse der Champions bedienen. Solche – meist virtuellen – Events stärken die Einbindung und den Zusammenhalt der Champions. Zur Implementierung von M365 bieten sich zudem Themenwochen an. Dort werden den Champions unterschiedliche Anwendungsfälle verständlich und nutzerzentriert bereitgestellt, und skalieren gleichzeitig den Wiederverwendungsgrad von Trainingsunterlagen. 

INEOS Styrolution ist ein weltweit führender Hersteller von Styrol-Kunststoffen. Das Unternehmen führte weltweit den digitalen Arbeitsplatz basierend auf M365 inklusive eines neuen Intranets ein. Dafür wurden ca. 100 Champions aus allen Geschäftsbereichen rekrutiert, sodass sowohl Büromitarbeitende als auch Frontline Worker:innen involviert waren. In digitalen Informationsveranstaltungen und Online-Trainings, erhielten die Kolleg:innen regelmäßig Updates und konnten ihr Wissen rund um den digitalen Arbeitsplatz aufbauen. Neue Arbeitsweisen wurden so rasch in die Fläche getragen und die Champions standen ihren regionalen Kolleg:innen mit Tipps und Hilfestellungen bereit.