Nach und nach füllen sich die Büros und es kehren Mitarbeitende zurück an ihre Arbeitsplätze. Nach zwei Jahren Remote Work werden bedeutungsvolle, persönliche Treffen immer wichtiger. Doch Hybrid Work setzt sich durch, künftig werden nicht mehr alle per se im Büro sein wie früher. Also gilt es jeden Tag aufs Neue, zu überlegen: Lohnt sich der Weg ins Büro?
Für Unternehmen stellt sich die Frage, warum Mitarbeitende ins Büro kommen und wie sie ihnen die bestmögliche Arbeitsumgebung vor Ort schaffen können. Dabei stehen die Wiederbelebung und Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur sowie der persönlichen Beziehungen untereinander im Fokus. Doch das Ganze ist nicht trivial, wenn nicht mehr immer alle physisch anwesend sind.
Mit modernen, digitalen Lösungen lassen sich Bürotage einfach und unkompliziert planen und durchsteuern. Das CS Smart Workspace-Assistenzsystem erleichtert diese Planung und bietet Möglichkeiten, einen Blick auf die Auslastung eines Bürogebäudes zu werfen, Arbeitsplätze zu buchen sowie Anwesenheiten von Kolleginnen und Kollegen einzusehen.
In der Praxis sieht das folgendermassen aus: Melissa möchte künftig wieder häufiger von ihrem Arbeitsplatz aus im Büro arbeiten. Wichtig ist ihr der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen sowie das Zusammentreffen mit ihrem Team. Dazu verwendet sie die CS Smart Workspace-Lösung, welche sich nativ in Microsoft Teams integriert und somit auf einem Desktop, im Web als auch auf mobilen Endgeräten nutzbar ist. Hier lassen sich die Bürotage optimal planen. Melissa kann vorab im System erkennen, ob Arbeitsplätze frei sind, welche Kolleginnen und Kollegen an bestimmten Tagen im Büro sein werden und wer Zeit hat für eine Kaffeepause oder ein Mittagessen. Auch einen Blick auf das Mittagsmenü in der Kantine ist denkbar. Aufgrund der Integration in Teams bietet das Tool sogar eine Chat-Funktion, um Kolleginnen und Kollegen direkt anzuschreiben.
Ausserdem lassen sich als zusätzliche Features unter anderem Gebäudekarten integrieren, um die Navigation insbesondere in fremden Büros zu erleichtern. Oder es lassen sich über IoT-Sensorik Live-Daten zum Gebäude einsehen. Ebenfalls optional kann über einen Chatbot eine direkte Interaktion mit Nutzern angestossen werden, um sie auf bestimmte Ereignisse hinzuweisen (z. B. zur Freigabe eines gebuchten Raums, wenn dieser nicht genutzt wird).
Sobald Melissa sich entschieden hat, die Fahrt ins Büro auf sich zu nehmen und vor Ort ist, kann sie sich einchecken. Mit nur wenigen Klicks kann sie anderen mitteilen, ob sie frei ist für Mittagessen oder einen Kaffee zwischendurch. Auch kann sie sehen, wer ebenfalls im Büro ist und Zeit hat für ein Gespräch oder eine gemeinsame Pause.
Wer welche Informationen sehen kann, lässt sich natürlich auch explizit einstellen. Ähnlich wie bei Social-Media-Plattformen wie Instagram oder Twitter lassen sich „Follower-Anfragen” senden, empfangen und bestätigen – beziehungsweise ablehnen. Diverse Vorlieben zur Privatsphäre können individuell eingestellt und angepasst werden, sodass alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, auszuwählen, welche Informationen geteilt werden möchten.
