Generative KI: Wissensmanagement in Unternehmen neu gedacht.

Wissen ist einer der wertvollsten Unternehmenswerte. Doch in vielen Firmen bleibt essenzielles Know-how in den Köpfen weniger Expert:innen gefangen. Unternehmen setzen sich zunehmend mit folgenden Fragen auseinander:

• Wie kann internes Wissen nachhaltig dokumentiert und genutzt werden?
• Welche Rolle spielt KI bei der Wissensweitergabe?
• Wie beeinflusst Wissensmanagement die Wettbewerbsfähigkeit?

Eine qualitative wissenschaftliche Studie, die Anna Schätzle, Consultant Transformation of Work bei Campana & Schott, im Rahmen ihrer Promotion an der TU Darmstadt durchgeführt hat, untersucht, welche Herausforderungen und Erfolgsfaktoren für den Einsatz von KI im Wissensmanagement bestehen.  

Um den Einsatz generativer KI im Wissensmanagement besser zu verstehen, wurden 16 Interviews mit Expert:innen aus verschiedenen Fachbereichen sowie Fokusgruppen-Analysen durchgeführt. Auf dieser Basis wurden Schlüsselfaktoren identifiziert, die für eine erfolgreiche Integration von KI in den Wissensaustausch grundlegend sind:

• Drei Arten von Wissen sind entscheidend: Unternehmen verfügen über organisatorisches, technisches und Kundenwissen. Besonders Kundenwissen ist kritisch, da es oft unzureichend dokumentiert ist und verloren gehen kann, wenn Mitarbeitende ausscheiden. 
  Empfehlung: Nutzen Sie KI-gestützte Systeme wie Microsoft Copilot, um Wissen automatisch zu erfassen und strukturiert bereitzustellen.
• KI kann Wissen strukturieren, aber nicht alles erfassen: Während KI hilft, Wissen zu katalogisieren und zugänglich zu machen, hat sie Schwierigkeiten mit Erfahrungswissen oder intuitiven Entscheidungsprozessen, die schwer in Daten zu überführen sind. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, strukturierte und unstrukturierte Wissensbestände gezielt zusammenzuführen. 
  Empfehlung: Ergänzen Sie KI-gestütztes Wissensmanagement gezielt durch menschliche Expertise.
• Mangelnde Motivation zum Wissensaustausch: Viele Mitarbeitende zögern, Wissen weiterzugeben – sei es aufgrund fehlender Anreize oder Überforderung durch digitale Tools. Das Management spielt eine entscheidende Rolle, indem es klare Anreize schafft, Wissensaustausch als festen Bestandteil der Unternehmenskultur etabliert und mit gutem Beispiel vorangeht. 
  Empfehlung: Setzen Sie auf Change Management und schaffen Sie Anreize wie Gamification oder Anerkennungssysteme.
• KI als Unterstützung, nicht als Ersatz: Besonders bei personellen Veränderungen wie Ruhestand oder Elternzeit kann KI als unterstützendes Tool helfen, Wissen zu dokumentieren. Proaktive KI-Systeme, die Wissen automatisiert erfassen und bereitstellen, können diesen Prozess erheblich erleichtern. 
  Empfehlung: Implementieren Sie generative KI wie Microsoft Copilot, um Wissen automatisiert zu erfassen und bereitzustellen.
• Wissensaustausch hängt stark von der Unternehmenskultur ab: Ohne klare Richtlinien, Schulungen und eine vertrauensvolle Kultur wird KI-gestütztes Wissensmanagement wenig erfolgreich sein. Besonders wichtig ist, dass das Teilen von Wissen nicht als Risiko für die eigene Position empfunden wird. 
  Empfehlung: Fördern Sie eine transparente Unternehmenskultur und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für den Wissensaustausch.
• Datenqualität und Datenschutz sind entscheidend: Der Erfolg von KI-Projekten hängt maßgeblich von der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab.  
  Empfehlung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Wissensmanagement-Systeme hohen Sicherheitsstandards entsprechen und Ihre Daten strukturiert und DSGVO-konform aufbereitet sind.