21.02.2024

Power Suite: Work Breakdown Structures leicht gemacht mit KI

Wie kann KI das Projektmanagement revolutionieren? Ein Praxisbeispiel für die automatische Erstellung von WBS mit Hilfe eines in Microsoft Teams integrierten Copilot.

Im Bereich des Projektmanagements ist die Erstellung einer gut ausgearbeiteten Work Breakdown Structure (WBS) entscheidend für die erfolgreiche Planung und Durchführung von Projekten. Jedoch ist dieser Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig. Campana & Schott hat einen Copilot in die CS PPM Power Suite integriert, um komplizierte Prozesse wie diesen zu vereinfachen und somit das gesamte Projektmanagement auf ein neues Level zu heben. In diesem Beitrag schauen wir uns die automatische WBS-Erstellung mithilfe des in Microsoft Teams integrierten Copilot an, um an diesem konkreten Anwendungsbeispiel zu verstehen, wie die Integration von KI das Projektmanagement revolutionieren kann.

Die Wichtigkeit der Work Breakdown Structure (WBS)

Eine Work Breakdown Structure ist eine hierarchische Darstellung aller Aufgaben, Teilaufgaben und Liefergegenstände, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind. Sie dient als visuelle Roadmap, die es Projektmanagern ermöglicht, komplexe Projekte in überschaubare Bestandteile zu zerlegen. Traditionell ist die Erstellung einer WBS ein komplizierter und zeitaufwendiger Prozess, aber mit der Hilfe des Copilot ist dieser Prozess effizienter und zugänglicher geworden.

Die Rolle von Copilot in MS Teams

Projektplanung

Lassen Sie die generative KI einen Projektstrukturplan erstellen.
Ein Copilot ist in MS Teams integriert und arbeitet mit nur wenigen Projektinformationen als Input.
Dies gilt auch für einen Projektplan oder relevante Meilensteine, die in Project for the Web integriert sind.

Der Copilot, nahtlos in die MS Teams-Plattform integriert, fungiert als virtueller Projektmanagementassistent. Mithilfe von Natural Language Processing und maschinellem Lernen vereinfacht der Chatbot den Prozess der WBS-Erstellung. So funktioniert es:

1. KI-generierter erster Entwurf:

Sobald die grundlegenden Projektinformationen gesammelt sind, verwendet Copilot fortschrittliche Algorithmen, um eine anfängliche Work Breakdown Structure vorzuschlagen. Dieser erste Entwurf umfasst die Hauptphasen des Projekts, Meilensteine und zusammenhängende Aufgaben. Sie basiert auf historischen Projektdaten und Erkenntnissen aus vergangenen ähnlichen Projekten.

2. Benutzerinteraktion:

Copilot präsentiert die vorgeschlagene WBS dem Benutzer innerhalb der MS Teams-Oberfläche. Der Benutzer kann das Ergebnis mit dem Chatbot diskutieren, um die WBS anzupassen und zu optimieren. Dieser iterative Prozess ermöglicht eine Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Projekts.

3. Integration mit Microsoft Project for the Web:

Nach Abschluss der WBS kann der Benutzer gewünschte Elemente aus den Vorschlägen von Copilot auswählen und sie nahtlos in Microsoft Project for the Web übertragen. Diese Integration gewährleistet einen reibungslosen Übergang von der Projektplanung zur Durchführung.

Vorteile der Nutzung eines Copilot

1. Zeit- und Ressourceneffizienz:

Der Copliot reduziert signifikant die Dauer und die Aufwände, die für die Erstellung einer WBS erforderlich sind, und optimiert so den Prozess der Projekteinleitung.

2. Vermeidung von Fehlern:

Die manuelle Erstellung einer WBS ist fehleranfällig. Dieses Fehlerpotenzial wird mithilfe von KI-Unterstützung minimiert.

3. Verbesserte Zusammenarbeit und Transparenz:

Microsoft Teams bietet eine kollaborative Umgebung, in der Projektteams gemeinsam an der WBS arbeiten und über den Projektfortschritt informiert bleiben können.

4. Erkenntnisse aus historischen Daten:

Der Copilot nutzt KI, um historische Projektdaten zu analysieren, und ermöglicht Benutzern so, informierte Entscheidungen zu treffen und effektive Projektpläne zu erstellen.

5. Nahtlose Integration:

Die nahtlose Integration des Copilot mit Microsoft Project for the Web gewährleistet, dass Projektplanung und -durchführung miteinander in engem Austausch stehen und ein einheitliches Projektmanagement-Ökosystem geschaffen wird.

Fazit

Die Integration des Copilot in Microsoft Teams durch Campana & Schott vereinfacht die Erstellung von Work Breakdown Structures, steigert somit die Effizienz der Projektplanung und reduziert das Risiko von Fehlern. Durch die Kombination dieses KI-gesteuerten Tools mit Microsoft Project for the Web können Projektmanager Projekte einfacher und präziser initiieren, planen und umsetzen. Die Zukunft des Projektmanagements ist da, angetrieben von KI und mit einem klaren Fokus auf nahtloser Zusammenarbeit und Effizienz.

Sie haben noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Ihre Ansprechpartner

Lukas Graf

Consultant - Project & Performance Management Solutions

Dominik Wolgast

Consultant - Project & Performance Management Solutions