Ein Intranet für alle Mitarbeitenden weltweit

Mit Unterstützung von Campana & Schott hat die Neumann Kaffee Gruppe ihr bisheriges Intranet durch eine moderne Lösung ersetzt. Diese ist vollständig in die Systemlandschaft integriert und versorgt alle 50 Tochterunternehmen sowohl mit zentralen als auch mit individuell zugeschnittenen Informationen. 

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Neumann Kaffee Gruppe nutzen für ihre tägliche Arbeit verschiedene IT-Services, die zentral bereitgestellt werden. Dazu gehörte auch das bisherige Intranet. Dieses wurde bereits vor zehn Jahren als Individuallösung für den Rohkaffeedienstleister entwickelt und war daher kaum in die inzwischen modernere Systemlandschaft integriert.  

Zudem adressierte das Intranet mit den bereitgestellten Inhalten nur einen Teil der weltweit tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – für den Rest bot es kaum Mehrwerte. 

Einen ersten Schritt Richtung Cloud hatte NKG im vergangenen Jahr unternommen, als die gruppenweite Einführung von Microsoft 365 beschlossen wurde. Nun galt es, auf dieser Basis einen modernen, digitalen Arbeitsplatz zu errichten: Um den Anforderungen eines international agierenden Unternehmens gerecht zu werden, sollte das bisherige isolierte Intranet in einem gemeinsam von IT und Unternehmenskommunikation initiierten Projekt von einer integrativen Plattform abgelöst werden.

Neben den zentral bereitgestellten Inhalten und Services sind auch jeweils individuelle Angebote und Nachrichten der Tochterunternehmen im Rahmen einer für alle relevanten Kommunikationsplattform abgebildet. Eine weitere Herausforderung bestand in der Integration einer Vielzahl von News-Formaten: vom täglichen Newsletter über Nachrichten aus der Zentrale und den Tochterunternehmen bis hin zur halbjährlich erscheinenden Firmenzeitschrift. Hierfür wurde ein integratives News-Konzept erarbeitet, das sowohl zentral als auch seitens der einzelnen Unternehmen bespielt werden kann.

Als technische Plattform zur Bereitstellung des neuen Intranets nutzt die Neumann Kaffee Gruppe Microsoft 365 beziehungsweise SharePoint Online. Durch die gezielte Ergänzung der vorgegebenen Funktionalitäten mit Best-Practice-Lösungen von Campana & Schott entstand innerhalb kurzer Zeit ein modernes Intranet. Jedes der weltweit verteilten Unternehmen sowie die Stabsabteilung der Holding in Hamburg verfügt nun über einen eigenen Bereich im Intranet. Dieser ist über die Navigation mit zwei Klicks zu erreichen und wird zudem über das News-Konzept auch auf der zentralen Startseite präsentiert. 

„Von Anfang an waren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Campana & Schott hochprofessionell und sehr engagiert“, sagt Hanns-Christian Neumann. „Das spiegelt sich auch in der sehr guten Arbeit und den Resultaten wider. Selbst späte Wünsche unsererseits wurden noch problemlos in den Prozess integriert. Die Zusammenarbeit war sehr angenehm und konstruktiv. Campana & Schott ist zwar nicht der günstigste Anbieter, überzeugt aber in allen Facetten. Wir würden uns erneut für Campana & Schott entscheiden und können das Unternehmen nur weiterempfehlen.“ 

In enger Zusammenarbeit entstand eine moderne Plattform, die nicht nur der Publikation zentraler Inhalte dient, sondern auch gruppenweit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter integriert. Mit SharePoint Online als technischem Fundament sind darüber hinaus alle Grundlagen geschaffen, um auf dem neuen Intranet aufbauend einen ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz mit Hilfe von Microsoft 365 zu entwickeln. Allerdings kann die Einführung nur mit einem passend auf die Organisation abgestimmten Change Management zum Erfolg werden.

„Auch hierzu hat uns Campana & Schott beraten und in enger Zusammenarbeit einen passenden Projektplan erarbeitet“, ergänzt Hanns-Christian Neumann. „So wurden unter anderem Verantwortliche der zahlreichen Firmen identifiziert und im Rahmen virtueller Trainingsmassnahmen geschult. So können unsere Tochterunternehmen nun selbstständig die Inhalte auf ihren dedizierten Seiten pflegen.“