15 Tipps für effizientere Webkonferenzen

Wer längere Zeit im Homeoffice arbeiten muss, sollte für sich und die Kollegen passende Arbeitszeiten finden. Falls sich diese häufig ändern, etwa aufgrund von Kinderbetreuung oder Arztbesuchen, sollten den Teamkollegen und Führungskräften möglichst frühzeitig die neuen Erreichbarkeitszeiten mitgeteilt werden. Zusätzlich ist es empfehlenswert, den Anwesenheitsstatus in Microsoft Teams entsprechend zu aktualisieren.

Während im Büro aktuelle Zwischenstände oder Entwicklungen persönlich mitgeteilt werden, arbeiten Kollegen im Homeoffice oft im stillen Kämmerlein. Daher sollten sie in Microsoft Teams ihre Teamkollegen und Führungskräfte regelmässig über Zwischenstände oder aktuelle Aufgaben und Arbeitsauslastung informieren. Dies erleichtert die langfristige teamübergreifende Zusammenarbeit. Zudem sollten innerhalb eines Teams regelmässige Online-Meetings stattfinden, um den persönlichen, informellen Kontakt aufrechtzuerhalten.

Im heimischen Arbeitszimmer kann man bei wichtigen Aufgaben oder bei Videokonferenzen ein „Bitte nicht stören“-Schild aussen an die Tür hängen. So wissen die Familienmitglieder Bescheid, dass sie draussen bleiben sollten.

Bei Online-Konferenzen gibt es zudem kein Catering. Daher muss jeder Teilnehmer VOR dem Meeting dafür sorgen, dass er ausreichend Getränke und bei Bedarf Snacks auf seinem Tisch hat. Auch online stört unnötiges Aufstehen die anderen Teilnehmer.

Während die Netzwerkanbindung im Büro kein Problem darstellt, sollte sie im Homeoffice vorab überprüft werden. Die meisten Mitarbeitenden besitzen zu Hause eine ausreichende Bandbreite, doch auch zwischen Internetanschluss und Gerät darf es keine grösseren Störfaktoren geben. Dazu gehören etwa Wände oder weite Entfernungen zum WLAN-Router. Während einer Videokonferenz sollten andere Nutzer weder über Netflix Filme streamen noch Spiele auf die Playstation herunterladen.

Wer Inhalte von seinem Notebook mit anderen teilen will, sollte das Screensharing vorher ausprobieren. In der Hektik und Aufregung einer Konferenz findet man eventuell selbst die einfachsten Funktionen nicht, wie man Dateien freigibt. Daher sollten sich etwa Moderatoren zuvor mit den Chat-Funktionen oder dem spontanen Einladen neuer Teilnehmer vertraut machen. Zudem kann man wichtige Dokumente wie Tagesordnung, Präsentationen oder Grafiken vorher in Microsoft Teams hochladen, um Zeit und Bandbreite zu sparen.

Spätestens fünf Minuten vor Beginn der Videokonferenz sollte man prüfen, ob Internetanbindung, Software, Headset und Webcam funktionieren. Das eingebaute Mikrofon am Laptop sollte man möglichst nicht benutzen, da es häufig eine unzureichende Qualität besitzt. Als Alternative bietet sich eine parallele Einwahl per Telefon oder Smartphone an, das sich im Arbeitszimmer bei Bedarf auf Lautsprecher stellen lässt.

Wann immer möglich, sollte man Webkonferenzen mit eingeschaltetem Video beginnen. Dies ist zumindest am Anfang wichtig, um die Gemütslage der Gesprächspartner zu erkennen oder – bei unbekannten Partnern – sich gegenseitig kennenzulernen und einen ersten Eindruck zu gewinnen. Treten im Laufe des Gesprächs technische Schwierigkeiten auf, lässt sich das Video nach vorheriger Ankündigung bei Bedarf wieder abschalten.

Es macht aber einen schlechten Eindruck, wenn man im Homeoffice ungekämmt oder im Pyjama an der Videokonferenz teilnimmt. Ein normales Erscheinungsbild wie im Büro reicht in den meisten Fällen aus. Nur bei wichtigen Kunden- oder Vertriebsmeetings kann ein adäquates Outfit helfen. Wer den aktuellen Aufenthaltsort nicht unbedingt den Gesprächspartnern zeigen möchte, kann in Microsoft Teams die „Hintergrund-Unschärfe“ mit Hilfe der Option „meinen Hintergrund verwischen“ einschalten.

Insbesondere bei Konferenzen mit mehr als fünf Teilnehmern sollte man einen Moderator ernennen. Dieser stellt bei Bedarf zu Beginn die Teilnehmer vor oder lässt sie sich selbst kurz präsentieren. Anschliessend achtet er darauf, dass alle Personen einen angemessenen Redeanteil erhalten. Dazu kann er sie entweder namentlich ansprechen und konkrete Fragen stellen oder sie per Chat zur Teilnahme animieren.

Wenn sich einige Personen vor Ort in einem Meetingraum befinden und andere online hinzugeschaltet sind, werden die Remote-Teilnehmer häufig benachteiligt. Denn in der Regel führen Verzögerungen in der Übertragung zu verspäteten Reaktionen, die dann vor Ort nicht rechtzeitig ankommen. Daher sind insbesondere „ungeübte“ Remote-Teilnehmer aktiv in die Kommunikation einzubinden. Alternativ können sich auch alle Personen getrennt online in Microsoft Teams einwählen, um für Gleichberechtigung zu sorgen.

Für Konferenzen zur Ideenfindung bieten sich digitale Whiteboards oder alternativ OneNote an. Damit lassen sich Themen festhalten und später besprechen oder im Protokoll auflisten. Dies entspricht einer Übertragung der klassischen Kärtchen oder Flipcharts/Whiteboards in die digitale Welt.

Bei längeren Workshops oder Ideenkonferenzen lassen sich die Vorteile beider Welten miteinander kombinieren. So kann der Moderator gesammelte Themen per Kärtchen auf eine Moderationstafel heften und diese per Webcam übertragen. Zum Priorisieren schreiben die Teilnehmer im Chat, wer wofür Punkte vergibt. Der Moderator klebt dann die entsprechenden Punkte zum jeweiligen Thema.

Gerade längere Konferenzen benötigen – offline und online – regelmässige Pausen. Hier gilt die Schulregel: spätestens nach 90 Minuten mindestens 5 Minuten Pause. Da sich bei Online-Konferenzen die Teilnehmer nicht persönlich wieder einsammeln lassen, sind klare Ansagen nötig, wie: „Wir machen um 11:15 Uhr weiter.“ Die Teilnehmer sollten in der Zwischenzeit zumindest von ihrem Platz aufstehen, sich bewegen und wenn möglich an die frische Luft gehen, um nachher konzentriert weiterarbeiten zu können.

Immer häufiger greifen Teilnehmer während einer Konferenz zum Smartphone oder beantworten Mails. Dies stört nicht nur die eigene Konzentration, sondern auch die anderen Teilnehmer. Daher: Outlook schliessen, Smartphone stumm schalten und weglegen sowie den eigenen Anwesenheitsstatus in Microsoft Teams auf „nicht stören“ stellen. Selbstdisziplin ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Meeting.

Ob offline oder online: Smalltalk erleichtert die Kommunikation und entspannt die Teilnehmer. Daher sollten insbesondere Moderatoren fachfremden Themen zu Beginn, am Ende und rund um die Pausen eines Meetings genügend Raum geben. Aber im Verhältnis zur Gesamtdauer sollte auch nicht zu viel über andere Dinge gesprochen werden.

Häufig unterschätzt werden die Möglichkeiten von Chats. Hier lassen sich Links teilen, allgemeine oder persönliche Fragen stellen, Hinweise zu Änderungen des Ablaufs geben oder auch interessante, relevante Sachverhalte bereitstellen. In Windows 10 kann jeder Teilnehmer mit Hilfe von Shift+Windows+S Bildschirmausschnitte fotografieren und über die Zwischenablage in den Chat einfügen.

Während bei Offline-Konferenzen ein Protokollant still mitschreibt, kann dies online für alle sichtbar geschehen. Das Ergebnisprotokoll wird live geführt und per Screensharing geteilt. Damit können alle Teilnehmer jederzeit nachlesen, was besprochen und entschieden wurde. Zudem hält es fest, wer welche konkreten Aufgaben bis wann erledigen muss.

Insbesondere wichtige Meetings mit hohem Informationscharakter sollten immer aufgezeichnet werden. Dann stehen sie auch allen Mitarbeitern zur Verfügung, die nicht daran teilnehmen konnten. Wer selbst einen Termin absagen muss, kann den Moderator bei Bedarf an einen Mitschnitt erinnern oder ihn darum bitten, den entsprechenden Link im Nachgang zu erhalten. Aufgezeichnete Meetings werden dabei automatisch transkribiert und damit durchsuchbar.