Copilot: Are you ready for take-off?

Wenn es in diesem Jahr bisher einen Hype gegeben hat, dann ist es der um künstliche Intelligenz (KI). Angefangen im Dezember letzten Jahres mit Chat-GPT, verging wohl keine Woche, in der wir nicht eine neue Schlagzeile oder Herausforderung im Umgang mit KI gelesen haben. Alle waren von Chat-GPT begeistert, nicht wenige sprachen vom Beginn einer neuen Ära. Schnell wurden aber auch die Herausforderungen von Large Language Models (LLM) erkannt. Vor allem Rassismus, vermeintliche Geschlechterrollen und Fehlinformationen standen auf der Tagesordnung – die Problematik, dass LLMs aus den vorhandenen Daten lernen. Wenn diese fehlerhaft oder schlecht sind, ist auch der Output nicht wie gewünscht. Durch intensive Reviews, Überarbeitungen und neue Trainings der Modelle inkl. Content-Moderation wurden diese Probleme schnell und bestmöglich aus der Welt geschaffen und laufend weitere Verbesserungen vorgenommen.

Und dann kam der nächste Hammer! Microsoft Copilot hier, Microsoft Copilot da. Plötzlich gab es Ankündigungen von Microsoft Copilot am laufenden Band: für die Office-Produkte, in CRM, SharePoint, für Sicherheitsthemen, für Windows und so weiter und so fort.

In a nutshell – Copilot wird überall sein, quasi Ihre rechte Hand für die tägliche Arbeit. Ich bin mir sicher, dass das unseren Arbeitsalltag für immer revolutionieren wird:

• Sie kommen zu spät in ein Meeting? Kein Problem, Copilot liefert Ihnen die Zusammenfassung des bisher Besprochenen.
• Nach dem Urlaub platzt Ihre Mailbox aus allen Nähten? Kein Problem, Microsoft Copilot durchforstet Ihre Mailbox und gibt Ihnen einen Überblick über die verpassten Informationen.
• Schon wieder eine Schreibblockade? Kein Problem, Microsoft Copilot liefert Textvorschläge auf Basis weiterer Kontextinformationen wie z. B. OneNote-Notizen oder anderen Dokumenten.
• Und viele weitere Produktivitäts- und Kreativitäts-Booster.

Der Unterschied zu Chat-GPT: Copilot kann Informationen aus den Daten Ihres Unternehmens extrahieren, diese mit dem aktuellen Kontext der vorhandenen und verfügbaren Unternehmensinformationen anreichern, ohne Informationen nach außen zu geben. Im Gegensatz zu Chat-GPT, wo das LLM durch die Eingaben der Nutzer:innen weiter lernt und sich verbessert – im Fachjargon spricht man von Reinforcement Learning. Für das Unternehmen ist die gute Nachricht, dass mit Copilot die Sicherheits- und Compliance-Richtlinien gewährleistet werden können. Die Herausforderungen im Umgang mit Fehlinformationen und der richtigen Anwendung der Tools bleiben jedoch bestehen.

Würden Sie sich sicher fühlen, wenn Sie wüssten, dass die (Co-)Piloten ihr Flugzeug vor dem Start nicht sicher überprüfen? Ich auch nicht! Dasselbe gilt für Ihren persönlichen Co-Piloten. Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Denn eines haben wir von Chat-GPT gelernt: „Schlechter Input führt zu schlechtem Output“ oder noch schlimmer, mit dem richtigen Prompting kann man an Informationen kommen, die nicht für einen bestimmt sind.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass der Einsatz von Copilot gut geplant werden muss. Weil die Lizenzkosten mit 30 $/User/Monat nicht unerheblich sind, ist ein klares Vorgehen notwendig.

An dieser Stelle empfehlen wir einen bewussten Umgang und eine durchdachte Strategie mit den Tools. Dies kann direkt durch Ressourcen bei einem Unternehmen erfolgen oder es wird auf die Expertise von Expertinnen und Experten wie Campana & Schott zurückgegriffen. Unser Vorgehen ist ähnlich standardisiert wie bei einem Flugzeug-Pre-Check. Der Check muss jedoch nicht nur aus technischer, sondern auch aus organisatorischer Sicht erfolgen.

Die organisatorischen Checks drehen sich um Strategie, Use Cases und Business-Value-Analyse. Warum will das Unternehmen Microsoft Copilot einsetzen, für welche Anwendungsfälle ist es sinnvoll und entsteht daraus auch tatsächlich ein Mehrwert für die Organisation? All diese Fragen stehen im Mittelpunkt des Readiness und setzen dabei auch auf das aktive Einbinden der relevanten Entscheidungsträger:innen, um diese mit auf die Reise zu nehmen.

Bei den technischen Überprüfungen geht es in unserem standardisierten Vorgehen vor allem darum, dass die Dateien über SharePoint verfügbar sind, das vorgesehene Berechtigungskonstrukt richtig umgesetzt wurde und die Wartung im Betrieb durch geeignete Governance-Strukturen sichergestellt ist. Wesentliches Stichwort dabei ist ein „Data-Lifecycle-Konzept“, welches matchentscheidend für den qualitativen und nachhaltigen Einsatz sein wird. Dieses gilt es zu überprüfen oder, falls noch nicht vorhanden, einzuführen.
 

Wir haben bei vielen Einführungen von Microsoft Teams gesehen, dass nur, weil ein Tool technisch eingeführt ist, es noch lange nicht richtig genutzt wird. So ist es auch bei Copilot. Eine klare Adoption und Change Management-Begleitung ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Einer der Schlüsselfaktoren ist dabei, dass die Mitarbeitenden lernen, mit den KI-Tools im Alltag umzugehen. Wie funktioniert richtiges Prompting, wie erlangt man die Fähigkeit, Antworten richtig einzuschätzen und wann ist der Einsatz von Copilot sinnvoll und wann nicht? Microsoft liefert mit dem Copilot Labs ein Prompt-Repository, das einer von vielen Bausteinen für Prompt-Learning sein kann.

Es besteht die Gefahr, dass ein weiterer Kommunikationskanal hinzukommt, der mittelfristig mehr Verwirrung und Unsicherheit stiftet, als dass er einen Mehrwert bringt. 

Wenn der Einsatz von Copilot gut geplant und mit geeigneten Maßnahmen eingeführt wird, macht er jede Organisation besser und effizienter und revolutioniert bereits kurzfristig den Alltag. Mit dem Ziel: die Mitarbeitenden in alltäglichen Situationen zu unterstützen und ihnen dadurch mehr Zeit für das Wesentliche zu geben.

Mit dem standardisierten Vorgehen von Campana & Schott stellen wir sicher, dass der „Flug” möglichst effizient und nachhaltig von A nach B kommt und dabei ein positives Reiseerlebnis geschaffen wird.

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