Tipps & Tricks für die richtige Auswahl von Konferenztechnologie

„Der Begriff Konferenztechnologie ist erstmal ein sehr weiter Begriff. Hierunter fallen etwa Pinnwände, Flipcharts und Moderationskoffer – und wenn man es ganz weit denkt, sogar auch Steckdosenleisten und Kabeltrommeln. Im alltäglichen Gebrauch ist hiermit aber vielmehr Audio- & Videotechnologie für Meetings gemeint. Hierunter fallen Mikrophone, Kameras, Telefonspinnen, Verbindungssysteme für Laptops und Bildschirme, aber auch Raumbuchungssysteme. Besonders häufig wurde der Begriff in den letzten Monaten im Kontext hybrider Meetings genannt, welche Personen innerhalb und außerhalb von Konferenz- und Meetingräumen miteinander verbinden.“

„Im ersten Schritt keine Fragen zur Technologie. Man sollte zuerst einmal klären, wofür die Technologie genutzt werden soll. Welchen Herausforderungen sollen die Technologien begegnen? Welche Probleme lösen? Wir sprechen hierbei von sogenannten Use Cases, also Fälle bzw. Szenarien, für die die Technologie genutzt werden soll. Diese unterscheiden sich generell in Use Cases mit kollaborativem Ansatz und Use Cases mit klassisch präsentativem Ansatz. Also Meeting-Szenarien, in denen Personen zusammenarbeiten und Szenarien, im Zuge derer Inhalte vorwiegend vermittelt werden sollen – etwa Townhall-Veranstaltungen.  

Wenn diese Fragen beantwortet sind, gilt es, die Räumlichkeiten zu betrachten. Hier spielt die Akustik des Raums eine zentrale Rolle. Das Umfeld der Technologie hat einen großen Einfluss auf deren Funktionsfähigkeit. Auch ein sehr hochwertiges Mikrophon kommt an sein Limit, wenn es in einem leeren Raum mit hallendem Echo eingesetzt wird. Deshalb ist es auch so wichtig neben der Technik den Raum zu betrachten und das passende Interior – Gegenstände & Material - auszuwählen. 

Und erst hiernach geht es letztlich um die Technologien selbst. Dann kommt es auf ein gutes Zusammenspiel der Technologien an. Das beste Mikrophon und das beste Kamerasystem ergeben nicht unbedingt das beste Konferenzerlebnis. Es ist wichtig, dass die Technologien interagieren. Im Microsoft-Umfeld bieten zertifizierte 'Teams Room Systems' Orientierung.“

„Um ein gutes Meeting-Erlebnis mit Microsoft Teams auch in Konferenzräumen sicherzustellen, hat Microsoft ein Zertifizierungsprogramm ins Leben gerufen. Im Zuge dessen werden verschiedene Geräte wie Headsets, Freisprechgeräte, Webcams und Collaboration Displays von spezialisierten Anbietern bezüglich ihrer Audio- und Videoqualität in Teams-Meetings überprüft.  

Diese zertifizierten Geräte weisen außerdem Vorteile in der Anwendung auf: Sie sind im Fall von Headsets z.b. mit Teams Buttons versehen, verfügen also schon beim Kauf über eine dedizierte Teams-Schaltfläche, und bieten somit eine einfache Anrufsteuerung. Antworten/Auflegen, Stummschaltung und Lautstärkeregelung in Teams sind direkt über die Geräte ausführbar.  

Dies bedeutet auch: Es wird für die IT eine optimale Ausgangslage geschaffen, um die zertifizierten Geräte später im Unternehmensumfeld betreiben zu können. Alle Geräte werden in Zusammenarbeit von Microsoft und den Geräteherstellern für den direkten Einsatz vorbereitet und regelmäßig optimiert. Eine Übersicht solcher Geräte gibt es direkt bei Microsoft.“

„Zunächst hilft hier schon der Software-As-A-Service-Ansatz von Microsoft weiter. Hiermit ist der Zertifizierungsansatz gemeint, den ich gerade schon erwähnt habe: Geräteanbieter führen regelmäßig Updates durch, welche einen aktuellen Stand der Technologie gewährleisten und Probleme lösen.  

Wenn es um die Hardware geht, ist das natürlich schon etwas komplexer. Aber auch hierfür gibt es mittlerweile attraktive Lösungen wie 'Device as a Service' – Mietverträge für Konferenzraumsysteme, Webcams oder Konferenztelefone.  Das funktioniert dann im Grunde wie ein Auto-Leasing: Ich miete eine Hardware-Lösung für einen gewissen Zeitraum und kann danach bei Bedarf auf ein neues Modell umsteigen oder gleich den gesamten Anbieter wechseln. Auch wenn die Verfügbarkeit noch etwas eingeschränkt ist, bietet diese Option für Unternehmen eine große Chance technologisch up-to-date zu bleiben.“

„Willkommen im denkmalgeschützten Altbau! Man darf nichts ändern oder montieren, soll aber eine optimale Konferenzraum-Lösung schaffen – da kommen dann auch jahrelange Erfahrung und modernste Technologie an ihre Grenzen. Außerdem muss häufig Überzeugungsarbeit dazu geleistet werden, dass die Technik nur die halbe Miete ist. Der Raum an sich liefert die Basis und für eine optimale Endbenutzer Experience, daher sollte eben auch der Raum in Sinne des Interiors betrachtet und angepasst werden.“

„Die Technik ist nur so gut wie der beschriebene Use Case. Vom Ansatz her muss klar sein, was ich im Besprechungsraum umsetzen will. Die Erwartung, dass ich in einen ausgestatteten Besprechungsraum komme und die Technik so intuitiv und dynamisch ist, dass ich alles abbilden kann, kann derzeit noch nicht erfüllt werden.“

„Ohne jetzt zu futuristisch zu werden und im Hinblick auf aktuelle Entwicklungen betrete ich diesen Raum, und werde automatisch vom Konferenzraumsystem erkannt. Nicht in dem Sinne wie es heute schon möglich ist, sondern ich werde direkt als Meeting Organisator authentifiziert und mein Termin wird gestartet – nahtlos und ohne weitere Aktionen. Schon kann es auf den Displays im Raum losgehen. Falls mehrere Personen im Raum sind, wird der aktive Sprecher optimal optisch und akustisch erfasst und im Termin fokussiert. Kollaboratives arbeiten wird einfach durch digitale Whiteboards ermöglicht, die automatisiert die erarbeiteten Inhalte dokumentieren und den Meeting Teilnehmer:innen zur Verfügung stellen. Die Dynamik des Raumes ist so groß, dass zahlreiche Meeting-Szenarios problemlos abgedeckt werden können. Die Teilnehmer werden nicht von komplizierter Technik erschlagen, sondern nutzen intuitive Lösungen. Wir sind hier bereits auf einem guten Weg und ich kann mir vorstellen, dass diese Umgebung nicht mehr lange nur ein Traum ist.“