Mit Meeting-Personas Klarheit schaffen und gezielt die Zusammenarbeit verbessern. Um ein modernes Meeting als ganzheitliches Erlebnis in den hybriden Arbeitsalltag einzubetten, braucht es ein klares Konzept. Leitlinien und passende Rahmenbedingungen sorgen fr ein stimmiges Gesamtbild: Eine sogenannte Meeting-Persona mit rumlichen, technischen und kulturellen Charakteristika.
Das Konzept der Persona als Stellvertreter einer Zielgruppe wird in unterschiedlichsten Kontexten genutzt, um Personen mit hnlichen Charakteristika, Verhaltensweisen und Bedrfnissen strategisch einzuordnen und gezielt anzusprechen. Dieses Ziel verfolgen auch Meeting-Personas. Hier geht es jedoch zweitrangig um Personengruppen. Vielmehr werden einzelne Meetingformen als Persona konzeptioniert, um entlang der jeweiligen Meetingziele und -strukturen die bestmglichen Rahmenbedingungen zu schaffen. Innerhalb einer Organisation knnen Meetings somit gezielter eingesetzt und gestaltet werden. Meetingpersonas wie das Strategie-Meeting" und der Kick-Off" bieten Orientierung in Bezug auf rumliche, technische sowie kulturelle Anforderungen. Auf ihrer Grundlage knnen Rume ausgestattet, Technologien etabliert und Methoden entwickelt werden. Zudem bieten sie die Chance, Konsistenz in der Meeting-Landschaft einer Organisation zu schaffen. Die Grundlage fr Meeting-Personas bilden reale Anwendungsflle innerhalb einer Organisation. Es gilt, verschiedene Meetingformen zu identifizieren und deren Charakteristika zu definieren. Virtuelle oder hybride Meetings, in denen sich ein Projektteam zum ersten Mal zusammenfindet, unterscheiden sich etwa je nach Projekt inhaltlich, weisen jedoch hnliche technische, rumliche und kulturelle Anforderungen auf:
Aus dem Ziel des Kennenlernens der Teilnehmer:innen ergibt sich die technische Notwendigkeit, interaktive Elemente (z. B. Umfragen und Whiteboards) einzubetten. Ebenso besteht die technische Anforderung, Inhalte mit den anderen Meetingteilnehmer:innen teilen zu knnen, um die Projektinhalte schnell und einfach abzubilden.
Auerdem ergibt sich aus der interdisziplinren Zusammensetzung eines Projektteams die rumliche Anforderung, dass auch Personen, die an einen bestimmten Aufenthaltsort - beispielsweise eine Produktionssttte gebunden sind, teilnehmen knnen. Es wird also ein Raum bentigt, aus dem Mitarbeiter:innen der Produktion am Meeting teilnehmen knnen.
Zudem sind verschiedene Personen am Projekt interessiert, die keinen direkten Beitrag zum Ergebnis des Meetings leisten mssen und sich somit auch zu einem fr sie passenderen Zeitpunkt ber die Inhalte des Meetings informieren knnen. Dementsprechend erscheint eine Aufnahme von Teilen des Meetings und eine transparente Dokumentation der Ergebnisse in einem digitalen Notizbuch sinnvoll.
Als Persona KickOff-Meeting konzipiert, kann fr eine solche Art von Meeting folglich ein integriertes Mensch-, Technologie- & Raum-Konzept entwickelt werden, das als Grundlage fr eine Roadmap zum Ausbau der Meeting-Infrastruktur und den Mitarbeitenden als Untersttzung in der Gestaltung moderner Meetings dient: Wichtig hierbei ist, dass nicht der Anspruch erhoben wird, aus jedem Termin im Kalender eine Persona zu konzipieren vielmehr werden verschiedene Meetings priorisiert, zu einem Cluster zusammengefasst und als Persona benannt. Meeting-Personas helfen, die Anforderungen an moderne Meetings klarer zu formulieren und auch den Bedarf zu quantifizieren. Darber hinaus gilt es, sie kontinuierlich weiterzuentwickeln, um neue Bedrfnisse und innovative Technologien mglichst frh in das gesamtheitliche Konstrukt aus Mensch-Raum-Technik einzubetten. Wer ber moderne Arbeitsweisen nachdenkt, muss auch die Art und Weise wie Meetings eingesetzt und durchgefhrt werden berdenken. Bestehende Meeting-Routinen funktionieren im hybriden Arbeitsalltag nicht mehr. Es gilt, die Mglichkeiten moderner Technologien und einer digitalen Kultur strategisch einzusetzen, um das Potential moderner Meetings auszuschpfen.
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